Alstom UK optimise la gestion des notes de frais avec Ulysse T&E
En installant la solution Ulysse Travel & Expenses sur l’Intranet de l’entreprise, la société Alstom Transport Information Solutions UK, basée au Royaume-Uni, gère efficacement ses tâches administratives et fournit de précieuses informations analytiques sur ses coûts.
Le témoignage de Martyn Jones, chef comptable.
Il y a quatre ans, la filiale britannique de signalisation du géant français a adopté Ulysse Travel & Expenses, solution de gestion de notes de frais sur Intranet d’Etap-On-Line, transformant ainsi une tâche administrative laborieuse en un processus efficace et économique.
Cette décision a considérablement facilité la vie de Martyn Jones, chef comptable d’Alstom Transport Information Solutions UK. La filiale de signalisation ferroviaire d’Alstom UK est répartie sur deux sites : Birmingham et Borehamwood, dans la proche banlieue nord de Londres. “Nous comptons plus de 100 salariés, dont près de dix personnes en télétravail. Tous les mois, la moitié environ de nos salariés se fait rembourser des notes de frais”, explique Martyn Jones.
La gestion électronique des notes de frais
Grâce à la mise en place d’Ulysse Travel & Expenses sur l’Intranet de l’entreprise dès 2003, la gestion des notes de frais de déplacement s’est considérablement allégée (même s’il est toujours obligatoire de fournir des justificatifs conformément à la législation fiscale en matière d’avantages et de frais.)
“Nous avons un accord avec American Express à l’échelle de toute l’entreprise, explique Martyn Jones. Tous les employés qui ont des frais de déplacement possèdent une carte de crédit pour couvrir pratiquement tous les frais.”
Chaque mois, le service comptabilité reçoit un relevé électronique de la part d’American Express détaillant tous les frais encourus. Le relevé est importé dans Ulysse T&E. Ensuite, à partir de leur relevé de compte Amex disponible en ligne, les salariés copient les détails des frais dans leur demande mensuelle de remboursement. Ils n’ont plus qu’à renseigner le champ précisant la nature des frais et à choisir le code dépense approprié dans la liste. Une fois remplie, la demande de remboursement est envoyée au responsable d’équipe pour validation puis retournée au service comptabilité pour y être traitée.
“Ce système procure des gains de temps considérables, souligne Martyn Jones. Il est inutile de remplir les dates et les montants car toutes les informations utiles sont déjà dans le relevé.”
Tirer le meilleur parti de SAP
Afin de faciliter la vie des salariés et des employés du service financier, Ulysse T&E est connecté à l’ERP de l’entreprise sous SAP. “A cet égard, Ulysse T&E sert de frontal à SAP” explique Martyn Jones.
SAP envoie trois types d’informations à Ulysse T&E. Les comptes utilisateurs Ulysse T&E sont automatiquement créés à partir des “données employés” contenues dans SAP. Il en va de même pour les codes des centres de coûts et des types de frais qui sont aussi importés de SAP. Les données de demandes de remboursement d’Ulysse T&E sont les seules que transmet le logiciel à SAP. Parallèlement, les utilisateurs en sont informés dans leur compte Ulysse T&E.
Une telle organisation facilite la vie de tout le monde. Les salariés ont accès à un système centralisé de gestion des frais, dont la prise en main est rapide. En effet, le manuel d’utilisation très complet permet de travailler sur le logiciel en un temps record. Quant aux chefs de services et à la direction, ils ont une vision claire de tous les frais de l’entreprise.
Réduction des frais généraux
Toutes les parties prenantes semblent apprécier la façon dont le système gère cette tâche.
“De manière générale, tout le monde est satisfait d’Ulysse T&E. Comme notre ancien système de gestion des frais était basé sur le papier, Ulysse T&E a réduit la charge de travail des salariés en déplacement, des personnes chargées de valider les notes de frais et du service financier”, souligne Martyn Jones.
Les autres avantages sont nombreux.
Ulysse T&E permet aux utilisateurs de suivre leurs demandes de remboursement de notes de frais dans l’organisation. Cette fonctionnalité avantage particulièrement les employés en déplacement. De plus, elle permet au service financier de suivre le nombre et le bien-fondé des demandes de remboursement aux différents stades de la procédure.
Grâce aux relevés en ligne d’American Express, les utilisateurs sélectionnent les éléments à exporter dans leurs demandes de remboursement. Le service financier n’est donc plus obligé de saisir manuellement les détails des demandes, ce qui supprime la double saisie.
Autre avantage, les demandes de remboursement ne comportent plus de codes erronés, puisqu’ils sont tous directement fournis par SAP. Il s’ensuit une analyse des coûts optimisée et précise.
Enfin, Ulysse T&E permet un meilleur reporting des frais, particulièrement utile au Royaume-Uni où il facilite le respect de la réglementation fiscale en matière d’avantages et de frais. Par ailleurs, la direction dispose désormais d’une vue d’ensemble beaucoup plus claire sur les coûts réels générés par chaque projet.
“Grâce à l’utilisation actuelle d’Ulysse Travel & Expenses, Alstom Transport Information Solutions UK a réduit les coûts de gestion des notes de frais de presque 70 %.”
Selon Martyn Jones, l’attribution aux salariés d’une carte de crédit dédiée favorise considérablement cette rentabilité maximum. “Aujourd’hui, nos employés règlent leurs billets d’avion avec la carte American Express et sont remboursés via Ulysse T&E. Dans le passé, c’est l’agence de voyages de notre société qui réservait les vols et les facturait au compte de l’entreprise. Parmi les avantages, nous avons également constaté une utilisation accrue des services des compagnies aériennes low cost. De plus, nous n’avons plus de problèmes de règlement de factures avec l’agence de voyages.”
Enfin, le règlement de tous les frais de déplacement par carte de crédit procure au système une efficacité optimale en supprimant toute saisie manuelle, ce qui, au bout du compte, réduit les tâches administratives laborieuses que personne ne veut vraiment faire, qu’il s’agisse des collaborateurs du service financier, ou de chacun sur son ordinateur portable.