Les réservations Ulyssetravel day’2008 sont ouvertes !

Fort du succès de la 1ère édition qui avait accueilli près de 200 participants, Etap-On-Line renouvelle son Forum le 29 mai prochain, dédié aux Organismes Publics, aux Collectivités Territoriales et aux Administrations.

Ulyssetravel day’2008 permettra de s’informer et d’échanger sur les enjeux et problématiques particuliers aux achats de voyages et à la gestion des frais professionnels dans les Services Publics au travers de nombreux témoignages inédits d’utilisateurs, d’avis d’experts et en présence des principaux acteurs du marché.

L’EDITION 2008 SOUS LE SIGNE DE LA DEMATERIALISATION, DU RETOUR SUR INVESTISSEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE

• « Dématérialiser la gestion des frais de déplacements : des enjeux au-delà de la chaîne comptable », table ronde animée par François Jeanne, rédacteur en chef de Citizen-e.
Avec l’intervention du Département du Nord, du CNRS, de la DGAC, de la CNAM TS, de l’INRA, du Ministère du Budget, des Comptes Publics et de la Fonction Publique, du Cabinet EPSA et d’American Express Voyages d’Affaires,…

• « Optimiser le budget Voyage : la réservation en ligne de mire », table ronde animée par Florent Maillet, journaliste « Rubrique Achats Publics » pour Décision Achats.
Avec l’intervention du CNRS, de France Telecom, du Conseil de l’Europe, de JK Associates Consulting et d’American Express Voyages d’Affaires,…

• « Développement durable : les bonnes décisions se prennent aujourd’hui ! »
Par Olivier Carles, Directeur Général d’Objectif Carbone

NOUVEAUTE 2008 : 9 ATELIERS THEMATIQUES AU SEIN DE L’ESPACE PARTENAIRES

Les 300 participants attendus au Pullman Bercy (Directions Finances & Comptabilité, Achats, IT, RH et Gestionnaires des Bureaux de Mission) pourront en effet approfondir leur connaissance du marché et des outils disponibles, lors des 9 « Ateliers Thématiques » proposés par Etap-On-Line et ses partenaires : AirPlus International, Amadeus, American Express Carte Corporate, American Express Voyages d’Affaires, A.Régie, BNP Paribas, Fram Affaires.
Les thématiques abordées sous forme de retours d’expérience, cas pratiques et démonstrations porteront sur :
• Les cartes achats, affaires et logées
• La réservation en ligne et les portails agences de voyage d’affaires
• L’automatisation de la gestion des ordres de missions, états de frais et factures fournisseurs
• La « Convergence des compétences de tous les acteurs de la chaîne comptable associés à une gestion automatisée des frais de déplacement », atelier dédié aux Conseils Généraux et Régionaux animé par le Département du Nord (CG59).

Programme, informations et inscriptions sur http://www.ulyssetravelday.com

Communiqué Bilan 2007 et perspectives 2008

+ 20% de croissance pour etap-on-line 

Croissance soutenue, Nouvelles Signatures, Succès du service ASP et Projets internationaux : ETAP-ON-LINE affiche un BILAN 2007 tres satisfaisant  

Etap-On-Line annonce une croissance de 20% de son chiffre d’affaires 2007, qui s’élève à 6,4M€ contre 5,2M en 2006. Avec 720 000 utilisateurs de la solution Ulysse Travel & Expenses dont 40% sur Internet, Etap-On-Line continue d’enregistrer une forte demande pour son offre ASP et les déploiements à l’international.  

Les points clés d’une année 2007 très satisfaisante pour l’éditeur d’ULYSSE Travel & Expenses : 

•  
  • Une croissance extrêmement soutenue avec une hausse de 20% du chiffre d’affaires qui atteint 6,4M€ en 2007 réalisés intégralement sur l’activité de gestion des frais professionnels.
  • De nouvelles signatures sur l’ensemble des 4 segments de clients :
    • Petites et Moyennes Organisations (INSEAD, Parex-Lanco, Devanlay, Sofinco, Flammarion…)
    • Grands comptes nationaux (Calyon, Reunica Bayard Systalians, OSEO…)
    • Grands comptes internationaux (Areva, Sanofi-Aventis, Roche,  Decathlon, Bosch, ADP, General Mills, Aker Yards, Pitney Bowes Asterion, …)
    • Secteur Public (INRA, DGAC…)
  • 720 000 utilisateurs dont près de 40% en ASP, soit 280 000 utilisateurs sur www.ulyssetravel.com
  • La migration de clients historiques Intranet vers le service ASP tels que TOTAL et L’OREAL,  confirmant ainsi la stratégie Internet menée par ETAP-ON-LINE depuis 2000.
  • L’ouverture d’une filiale en Angleterre et  la poursuite des déploiements internationaux dans plus de 15 pays en Europe, Amérique et Asie.

« Nous avons encore enregistré cette année une très belle progression de notre activité avec la signature de grands projets européens et internationaux mais également de nombreuses PME-PMI. En 2007, nous avons mis l’accent sur le déploiement de projets e-booking et l’intégration des portails de voyages avec Ulysse Travel & Expenses » souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur Général d’ETAP-ON-LINE. « Nous avons également renforcé notre présence sur le marché du Secteur Public avec de nouvelles références » se réjouit-il. 

Le dynamisme d’Etap-On-Line en 2007 s’est traduit notamment par : 

•  
  • Des réalisations exemplaires en matière d’intégration de la solution ULYSSE T&E aux outils de réservation en ligne. Pour illustration, le projet de connexion e-booking ORANGE-France Telecom déployé sur 40 000 voyageurs avec plus de 50% de taux d’adoption sur la réservation en ligne dès les 1ers jours de mise en place.  Un projet au périmètre exceptionnel en Europe.
  • Des projets déployés dans des délais très courts sur internet (5 semaines pour le projet Devanlay)
  • 600 000 documents (ordres de mission et notes de frais) annuels traités sur le site Internet www.ulyssetravel.com, avec des pics de connexion supérieurs à 15 000/connexions jour
  • L’innovation produit avec le lancement du service de numérisation des justificatifs des notes de frais. Ce service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills, avec plus de 500 000 justificatifs numérisés en 2007  

Perspectives 2008 : une nouvelle filiale, recrutements et un million de documents gérés sur Internet 

« L’ouverture de notre filiale à Londres commençant à porter ses fruits, nous avons planifié l’ouverture d’une nouvelle filiale au printemps prochain. Par ailleurs, nous allons continuer de recruter pour notre siège en France » explique Pierre-Emmanuel Tetaz

 « Outre les nouvelles évolutions fonctionnelles d’Ulysse Travel & Expenses que nous présenterons courant 2008, nous allons poursuivre notre intégration avec les principaux outils de e-booking et portails agences de voyage en Europe. En cela, nous répondons précisément aux attentes de nos clients et prospects qui souhaitent conserver leur indépendance en privilégiant une approche visant à sélectionner le meilleur outil dans chaque domaine. Enfin en 2008, nous allons gérer plus d’un million de documents (ordres de mission et notes de frais) sur le site ASP www.ulyssetravel.com » conclut-il. 

Retour d’expérience de VEOLIA Water Systems au Business Travel Show

 

Dans le cadre des conférences-ateliers au Business Travel Show de Londres en février 2008, Sunil LAKHENPAUL, Directeur Financier VEOLIA Water Systems UK, témoigne de son projet Ulysse T&E et des bénéfices utilisateurs.

Témoignage Client PME : DEVANLAY

   ULYSSE T&E déployé en 5 semaines chrono chez DEVANLAY !

 Chez DEVANLAY, fabricant de vêtements sous licence LACOSTE, la gestion manuelle des notes de frais avait atteint ses limites… Cette entreprise qui fabrique et commercialise le célèbre polo au crocodile vert, a choisi ETAP-ON-LINE et ULYSSE T&E pour centraliser les données et automatiser les processus. Un déploiement sur Internet en seulement 5 semaines. Avec à la clé gain de temps, fiabilisation des informations et meilleure visibilité. Témoignage. 

« Jusqu’en 2006, l’ensemble de nos notes de frais était géré manuellement et à l’aide de tableurs Excel. Nous perdions énormément de temps, accumulions beaucoup de documents papier et n’avions au final aucune visibilité », explique Dominique Bastien, Directeur du contrôle de gestion chez DEVANLAY. Licenciée mondiale « LACOSTE », l’entreprise produit et vend les textiles de la marque à un réseau de revendeurs, via des franchises et dans les boutiques qu’elle possède en propre.  Plus de cent personnes voyagent régulièrement dans les nombreux pays où Devanlay est implantée. En l’absence d’automatisation et de centralisation des données liées à la gestion des notes de frais, les remboursements s’effectuaient sans vision globale sur l’année, notamment concernant le nombre d’exceptions demandées par chaque collaborateur. Aucune historisation donc, pas de synthèse, pas d’analyse… et une politique des dépenses liées aux déplacements difficile à contrôler. 

Le choix du mode ASP

En 2006, décision est prise de remédier à cette situation, et DEVANLAY entame une étude de marché. Deux éditeurs, dont ETAP-ON-LINE sont identifiés comme étant capables de répondre aux besoins et attentes définis dans le cahier des charges. « Nous avons ensuite rencontré les deux prestataires, et assisté à des démonstrations approfondies des outils. Notre choix s’est porté sur ULYSSE T&E dont l’ergonomie et les fonctionnalités étaient tout à fait adaptées. Les équipes d’ETAP-ON-LINE nous ont de surcroît proposé une réponse extrêmement précise sur leurs références, ce qui a achevé de nous convaincre ». DEVANLAY opte, pour cette application « non stratégique », pour la location en mode hébergé-ASP sur www.ulyssetravel.com. « Nous accédons à l’application directement en ligne sur Internet et n’avons à nous soucier de rien en termes de maintenance et de mises à jour ». 

Automatiser le processus dès 50 utilisateurs

Le projet concerne dans un premier temps, un groupe pilote d’une cinquantaine d’utilisateurs, appartenant majoritairement au service marketing. ETAP-ON-LINE propose une méthodologie impliquant toutes les parties. « Un groupe projet a été constitué chez nous, avec des représentants de toutes les fonctions concernées : le responsable de la comptabilité, un informaticien et la contrôleuse de gestion, également très active au service marketing, et qui a tenu le rôle de chef de projet utilisateurs ». Côté ETAP-ON-LINE deux consultants sont affectés au paramétrage et à l’intégration d’ULYSSE T&E. Au final, c’est une équipe mixte qui démarre le projet à la mi-février 2007.  Première étape : la validation du circuit d’approbation, des seuils et du workflow. « Nous avons transmis les informations relatives à notre workflow à ETAP-ON-LINE et alimenté ULYSSE T&E avec les données de l’annuaire. Les procédures en place chez DEVANLAY ont ensuite été parfaitement retranscrites dans ULYSSE T&E ». Grâce à l’interface ULYSSE T&E avec l’outil comptable de DEVANLAY, SAP, les données relatives aux notes de frais sont automatiquement remontées, sans re-saisie. 

Appropriation facile de l’outil par les utilisateurs

Cinq semaines après le lancement du projet, ULYSSE T&E est accessible en ligne pour l’ensemble des utilisateurs du groupe pilote. « La chef de projet utilisateurs a suivi une formation et tient aujourd’hui le rôle de référent en interne, pour fournir un premier niveau d’assistance. L’ergonomie d’ULYSSE T&E est extrêmement conviviale, et la prise en main par les utilisateurs s’est faite naturellement ». 

Fiabilité et visibilité en 5 semaines chrono

Les collaborateurs accèdent aujourd’hui en un clic à l’historique de leurs demandes de remboursements et à leurs encours. Pour leur plus grande satisfaction, et évidemment avec une réduction massive des échanges téléphoniques relatifs aux notes de frais. « Les responsables ont de leur côté une très bonne visibilité sur les demandes qu’ils reçoivent, et peuvent refuser un remboursement le cas échéant. Et l’application de la politique des dépenses est garantie » En comptabilité, les données remontent automatiquement depuis ULYSSE T&E : tout est déjà approuvé et les erreurs de saisie éliminées. « Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus de gestion des notes de frais, nous gagnons beaucoup de temps au quotidien. Les informations sont par ailleurs fiabilisées, et nous obtenons des états de reporting automatiquement, concernant notamment les dépenses par service ou encore le coût moyen des hôtels ».  

Extension du périmètre

Avec une moyenne de 30 notes de frais gérées par mois depuis le déploiement sur le groupe pilote, DEVANLAY n’entend pas s’arrêter en si bon chemin. « Nous sommes en train de préparer le déploiement pour l’ensemble des personnes du groupe en France qui voyagent dans le cadre de leurs missions. ULYSSE T&E devrait à terme être utilisé par 200 personnes et gérer plus de 100 notes de frais par mois. Ce projet devrait être encore plus rapide que le déploiement initial puisqu’il s’agira simplement de dupliquer la première société créée !».

Agenda : salon Business Travel Show

Pour la seconde année, ETAP-ON-LINE UK sera présente au salon BUSINESS TRAVEL SHOW à Londres - Earl’s court , du 5 au 7 février 2008 et aura plaisir à vous accueillir sur le stand 438 pour vous présenter les nouvelles fonctionnalités ULYSSE T&E et les projets en cours.

Pour en savoir plus : http://www.businesstravelshow.com

Secteur Public : à vos agendas !

Ulyssetravel Day’2008, dédié au Secteur Public, aura lieu le jeudi 29 Mai 2008 à Paris.

  

Forts du succés de la 1ère édition du Forum Achat et Gestion des déplacements professionnels qui a lieu en septembre 2006, ETAP-ON-LINE entouré de ses partenaires métiers et presse, organise une seconde édition le 29 mai 2008 au Pullman-Sofitel Paris Bercy.

Entièrement dédié aux Organismes Publics, Collectivités Territoriales et Administrations, le programme de la journée s’articulera autour de conférences, tables rondes utilisateurs, ateliers pratiques et l’espace partenaires. Le déjeuner vous permettra d’échanger avec vos pairs en toute convivialité.

 Réservez votre journée ! Informations et inscriptions prochainement en ligne sur www.ulyssetravelday.com

 Retrouvez l’édition Ulyssetravel Day’2006 en photos ici. 

Baromètre Ulysse T&E

600 000

c’est le nombre de documents (ordres de mission et notes de frais) traités sur l’année 2007, sur le site internet www.ulyssetravel.com pour nos clients en ASP .

Nouveaux Clients

Vous avez récemment choisi ULYSSE T&E

> AKER YARDS
> CAPGEMINI France
> CONSEIL DE L’EUROPE
> DEVANLAY
> DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile)
> INSEAD
> GENERAL MILLS
> PITNEY BOWES ASTERION
> SC JOHNSON
> REUNICA BAYARD SYSTALIANS

Bienvenue et merci pour votre confiance !

Capgemini France choisit ULYSSE T&E

-Communiqué de presse -

ulyssetravel.com d’Etap-On-Line a été choisi par Capgemini France pour gérer ses frais professionnels

Etap-On-Line, N°1 en Europe pour la gestion des déplacements professionnels (achats de voyages, notes de frais, factures fournisseurs voyages) annonce que sa solution Ulysse Travel & Expenses  a été choisie par Capgemini France, filiale du Groupe Capgemini - un des  leaders mondiaux du conseil, des services informatiques et de l’infogérance, - pour optimiser la gestion de ses frais professionnels.

Dématérialiser les justificatifs de notes de frais pour externaliser le processus

Avec plus de 100 000 notes de frais gérées chaque année, Capgemini France a souhaité simplifier et optimiser l’ensemble de son processus de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels. « Nous souhaitions une solution sur Internet nous permettant de fluidifier notre processus et de répartir l’activité des gestionnaires sur le mois » explique Eric Michel, Directeur Financier de Capgemini France.

Trois objectifs majeurs :
-Réduire les coûts de gestion des Frais Professionnels en rationalisant et en externalisant la gestion du processus,
-Garder la maîtrise des dépenses en local,
-Améliorer la qualité de service aux collaborateurs en réduisant les délais de remboursement et en assurant la traçabilité complète du processus.

Le choix d’un expert européen de la gestion des frais professionnels

Après avoir consulté plusieurs acteurs clés du marché, Capgemini France a retenu la solution Ulysse Travel & Expenses en mode ASP (Application Service Provider), d’Etap-On-Line, portant par là-même à 18 le nombre de groupes du CAC 40 utilisant Ulysse T&E. Etap-On-Line a su satisfaire les objectifs de son client, en offrant une innovation majeure sur le marché européen : la dématérialisation des justificatifs, leur rapprochement automatique à la note de frais à l’aide d’un code barre qui permet une consultation en ligne des justificatifs.

Un des éléments clés de la proposition d’Etap-On-Line résidait dans l’intégration de la numérisation des justificatifs de notes de frais, essentielle pour rationaliser et externaliser la gestion du processus, afin d’éviter le long circuit de validation des flux papiers, source d’erreur et de délai dans le traitement des frais.

La transformation et la rationalisation du processus ont été confiées aux équipes de Capgemini Consulting, activité de conseil en management du Groupe Capgemini.

Un déploiement rapide pour un projet de grande envergure

Avec une mise en œuvre en ASP et un déploiement simple et rapide de la solution, Etap-On-Line a respecté les délais très courts imposés par ce projet. Un projet pour le moins ambitieux puisqu’il concerne la dématérialisation des justificatifs de plus de 8 000 utilisateurs de Capgemini France.

Le projet s’est déroulé sur le dernier trimestre 2006. Un pilote de 3 mois a été réalisé début 2007 auprès de 650 collaborateurs pour des déplacements nationaux et internationaux. Cette phase a permis de vérifier la performance du nouveau processus ainsi que le respect des contraintes.

« La performance de notre processus de remboursement des dépenses professionnelles repose sur la qualité et la fiabilité de la dématérialisation des documents et des workflows de validation. Nous avons choisi Ulysse Travel & Expenses d’Etap-On-Line pour son offre de dématérialisation.» commente Claude Birotheau, Principal chez Capgemini Consulting. « De plus, nous sommes convaincus de la capacité d’Etap-On-Line à construire des solutions innovantes et de son engagement pour mener à bien de tels projets » poursuit-elle.

Fort du  succès de ce pilote, Capgemini France a lancé une première phase de déploiement dés le mois de mai 2007 auprès de 3 000 collaborateurs. Depuis Juillet 2007, ce sont les frais professionnels de plus 8 000 collaborateurs qui sont ainsi gérés au centre de Business Process Outsourcing Européen de Capgemini, via www.ulyssetravel.com.

Le billet d’avion électronique repoussé de 5 mois

1er juin 2008 : nouvelle date butoir pour la fin du billet d’avion papier

Les compagnies aériennes membres de l’IATA bénéficient d’une nouvelle échéance pour émettre des titres de transport entièrement dématérialisés.

Le 1er juin prochain, le billet d’avion traditionnel entrera, en principe, au musée. A cette date, les compagnies aériennes auront pour obligation d’émettre des titres de transport entièrement dématérialisés. Cette directive, qui émane de l’Association internationale des transports aériens (IATA) devait à l’origine être appliquée dès ce 1er janvier 2008, par les 240 compagnies aériennes signataires, représentant 95 % des voyages actuels.

Mais, en raison de la lourdeur de la mise en place des infrastructures, ou du réveil tardif de certaines compagnies, l’IATA a décidé d’accorder un délai de 5 mois supplémentaires à ses membres. Le ticket électronique ne deviendra donc obligatoire que le 1er juin 2008 prochain.

 D’après le dernier pointage effectué fin décembre par l’association sur 96,5 % des lignes aériennes, le voyage se fait au moyen d’un e-ticket. Les compagnies aériennes européennes font office de bons élèves. Le taux de pénétration du billet dématérialisé y est de 93 %, contre 66 % en Russie par exemple.

Lire la suite de l’article de Hélène Puel dans 01Net.

Bonne Année 2008

Les équipes ETAP-ON-LINE France et UK vous présentent leurs meilleurs voeux pour 2008. Découvrez en musique notre e-card. 

La chanson d’Ulysse

Pour finir l’année 2007 en musique ! La chanson d’Ulysse par Ridan, paroles extraites du célèbre poème de Joachim du Bellay : “Heureux qui comme Ulysse a fait un beau voyage…”.

Les équipes ETAP-ON-LINE vous souhaitent un Joyeux Noël et vous donnent rendez-vous sur le blog en Janvier 2008.  Bonnes fêtes à tous !

Droits: SONY BMG Music Entertainment

Baromètre EVP 2007

Une croissance de 3.3% et un marché français qui atteint 26,6 milliards d’euros. 

Les grandes tendances 2007 du marché des déplacements professionnels ont été dévoilées lors de l’EVP, l’évènement annuel organisé par American Express Voyages d’Affaires. Focus sur les principales orientations et les pratiques européennes révélées dans le Baromètre 2007 Amex-Concomitance consulting.

La tendance au contrôle des politiques de voyages d’affaires se poursuit ! En 2007, plus de la moitié des entreprises ont mis en place une politique voyages formalisée (contre 39% en 2006). Et l’ensemble des processus est majoritairement couvert. Arrivent en tête le contrôle des notes de frais (91%), le circuit de validation pour les déplacements (85%), et l’existence de fournisseurs privilégiés (81%). 

Objectif ? L’optimisation du budget, de plus en plus perçue comme stratégique, y compris par les entreprises les plus petites (13% en 2007 contre 8% en 2006). Si le coût était cité en 2006 à 50% comme le critère le plus important dans l’élaboration d’une politique voyage, ce facteur remporte en 2007 68% des suffrages.

Parallèlement, on constate une meilleure application de ces mêmes politiques voyages : 96% des entreprises déclarent avoir un taux d’application supérieur à 70% contre 81% l’an passé. Une augmentation que le baromètre met en rapport avec la généralisation des outils On-line, qui favorisent le respect des règles définies grâce à l’automatisation des processus.

Et pour maîtriser au mieux leurs dépenses liées aux voyages, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place des procédures de contrôle, avec une prédominance de la méthode d’analyse des dépenses a posteriori de type comptable.

source : http://www.evp2007.com

Pratiques homogènes en Europe

Également, le baromètre souligne le recours de plus en plus fréquent à Internet pour les voyages d’affaires, particulièrement au sein des petites entreprises. Avantages identifiés : gain de temps, optimisation des achats, meilleure application de la politique voyage et optimisation des coûts agence.

Enfin, c’est une première, le baromètre EVP est sorti du cadre franco-français et s’est penché sur les autres pays d’Europe. Il ressort que les pratiques des grands comptes sont globalement similaires. Quelques différences notables cependant : les grands comptes en Europe couvrent plus la sécurité des collaborateurs (82% contre 60%) et la prise en compte des émissions CO² (47% contre 22%), tandis que les entreprises françaises se concentrent davantage sur les processus.

Perspectives pour 2008 ? Pour 80% des entreprises, l’objectif est la stabilité des dépenses. Cependant, le baromètre relève qu’avec la nécessité de plus en plus prégnante d’aller se développer hors Europe (notamment en Asie), les entreprises devront avoir recours à des déplacements en avion de plus en plus nombreux. Ainsi, les experts EVP estiment tout de même que la progression du marché en 2008 devrait s’élever à 2,8% par rapport à 2007, pour atteindre 27,1 milliards d’euros.

Pour en savoir plus ?

Le baromètre est disponible en téléchargement en français et anglais sur : http://www.evp2007.com/postevent/barometre.asp

L’intégralité du baromètre en vidéo : http://www.evp2007.com/app_webseminar.html 

Trophée du Travel Manager 2007

Michel Dieleman, Group Travel Manager France Telecom, élu TRAVEL MANAGER 2007

Lundi 3 décembre 2007, à l’occasion de la seconde édition des Trophées du Voyages d’Affaires au Casino de Paris, Michel Dieleman reçoit le trophée du Travel Manager de l’année 2007. Ce trophée est attribué au Travel Manager le plus performant, ayant mené à bien un projet ambitieux et innovant.

Déjà récompensé par ces trophées en 2006 pour le déploiement en “big bang” d’une solution d’automatisation de la gestion des frais professionnels chez France Telecom, Michel Dieleman réitère avec la mise en place du ebooking, toujours en mode “big-bang”.

Michel Dieleman a souhaité remercier son équipe interne et y associer les partenaires du projet :

• Carlson WagonLit Travel, Agence
• Capgemini Consulting, Intégrateur
• Amadeus etravel Management, Self Booking Tool
• Etap-On-Line avec Ulysse T&E, pour les ordres de mission et notes de frais

Les points remarquables de ce déploiement :

• 40 000 collaborateurs
• + de 50% de taux d’adoption dès le 1er jour de mise en place
• 180 000 voyages/an

Les équipes ETAP-ON-LINE adressent toutes leurs félicitations à l’heureux gagnant et le remercient pour sa confiance.

Trophées des Dirigeants PME 2007

Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur général et co-fondateur d’ETAP-ON-LINE, reçoit le Trophée d’argent du Dirigeant PME 2007

Organisés par Chef d’Entreprise magazine et le groupe éditialis, avec le soutien du CJDE (centre des jeunes dirigeants d’entreprises),  les 1ers trophées du “Dirigeant de PME de l’année” distinguent les dirigeants co-fondateurs d’ETAP-ON-LINE. Les critères retenus pour l’attribution de ces trophées : audace, intelligence stratégique et réussite.

Au cours de la soirée du 27 novembre 2007 au Musée de la Marine à Paris, Pierre-Emmanuel Tetaz reçoit son trophée des mains de Christine Coudert, Directrice Marketing Sage.

Témoignage BNP PARIBAS : déploiement international

   

BNP Paribas optimise la gestion de ses notes de frais avec Ulysse T&E, en Europe, en Asie et aux USA

 

Avec 138 000 collaborateurs dans 88 pays et un produit net bancaire annuel de 29,7 milliards d’euros, BNP Paribas figure en bonne place parmi les plus importantes banques opérant en Europe. Le groupe occupe une position dominante dans différents métiers tels que la banque de détail, la gestion d’actifs et la banque d’affaires. Dans une telle organisation, gérer les notes de frais peut devenir un vrai challenge.

“À l’échelle du groupe, nous avons à gérer jusqu’à 250 000 déplacements par an, explique Francesca Harrison, directeur projet chez BNP Paribas. Les destinations les plus fréquentes sont Paris, Londres, New York, Singapour, Hong Kong, Genève, Madrid et Moscou, où se trouvent nos principaux sites. En moyenne, le coût du transport revient à 465 euros et les frais divers à 400 euros, hébergement compris.”Pourtant, jusqu’à assez récemment, la remise des notes de frais par les collaborateurs et le processus de contrôle et de remboursement étaient gérés de façon manuelle. Dans la plupart des cas, l’utilisation d’un formulaire de note de frais sous Excel permettait d’obtenir une présentation standardisée des informations, mais la saisie dans le système comptable (à travers lequel était assuré le processus de remboursement) était gérée à la main. 

Passer au zéro papier 

 Au début de l’année 2001, décision est prise de mettre en place une solution de gestion électronique des notes de frais à l’échelle du groupe. Parmi les caractéristiques indispensables : un processus de remise de notes de frais par voie électronique, interfacé avec la carte de crédit société de chaque collaborateur amené à se déplacer, permettant une insertion automatique des informations dans le formulaire de note de frais. Un processus automatique permettant de s’assurer que les dépenses sont bien conformes à la politique Voyage de l’entreprise était également souhaité, tout comme un processus d’approbation enligne et une interface automatique avec les systèmes comptables pour le remboursement des frais. Une étude comparative des principaux logiciels de gestion de notes de frais du marché a été entreprise, avec l’appui du cabinet de conseil Arthur Andersen. “Nous avons mis en place une série d’ateliers pour l’évaluation critique de ces produits et nous avons finalement retenu Ulysse T&E.”Ce qui a fait la différence, à l’heure du choix ? En plus des références en production de l’éditeur, les motivations ont été : la disponibilité du logiciel en plusieurs langues, qu’il s’agisse de l’interface utilisateur ou de l’interface administrateur, et la mise en place d’un référentiel hôtel groupe à l’intérieur de la solution, sous l’impulsion du groupe de travail BNP Paribas. Le groupe a également défini la façon dont il souhaitait voir Ulysse T&E segmenter une même ligne de frais en plusieurs postes de dépenses, une fonctionnalité désormais disponible en standard dans le logiciel. Ainsi, une note d’hôtel peut être ventilée en frais d’hébergement, repas, etc.Enfin, la capacité du logiciel à fonctionner en architecture trois tiers a été considérée par la direction IT comme un facteur de sécurité essentiel. 

Un déploiement sans histoire

 Le déploiement de la solution Ulysse T&E a été assuré en interne par les équipes d’optimisation des processus achats de BNP Paribas. Deux sites pilotes ont été initialement mis en place, l’un en langue anglaise à Londres et l’autre en langue française à Paris. Cette première étape a été suivie par une phase d’information et de sensibilisation des différentes entités du groupe, avec un effort particulier sur celles dont le volume de déplacements et de notes de frais est important. “Après avoir été d’abord installée à Londres pour la phase pilote, la plate-forme globale ULYSSE T&E est hébergée en interne sur nos serveurs parisiens. Le système est accessible aux collaborateurs et aux administrateurs par l’intermédiaire de l’intranet du groupe. La cohabitation d’Ulysse T&E avec les autres systèmes et logiciels du groupe n’a posé aucun problème particulier.” En l’absence d’incident majeur au cours de l’ensemble de la phase de déploiement, BNP Paribas a réalisé son objectif de faire passer sur Ulysse T&E les entités les plus stratégiques du groupe avant la fin de l’année 2005. 

Le déploiement d’Ulysse T&E s’est poursuivi au cours de l’année 2006 parmi les autres entités du groupe et continuera sur les années suivantes.”L’adoption d’Ulysse T&E par l’ensemble du personnel de chaque entité concernée s’est faite de façon très satisfaisante. Dans l’ensemble, le logiciel a été perçu comme étant simple d’utilisation et ne nécessitant aucune formation particulière. Les utilisateurs apprécient les avantages d’Ulysse T&E comme solution intégrée”, affirme Francesca Harrison, qui insiste également sur la qualité du support avant-vente apporté par l’éditeur du logiciel tout au long de la phase d’étude préalable.”Depuis les premières phases de réflexion jusqu’au déploiement de la solution sur le terrain, Etap-On-Line nous a apporté un support de qualité et son expertise des problématiques de gestion électronique des notes de frais. Leurs équipes ont toujours traité nos demandes avec rapidité et sérieux. Ils ont montré un réel intérêt pour nos suggestions et en ont tenu compte dans leur plan produit.

” Aujourd’hui, sur l’ensemble du groupe BNP Paribas, le système gère près de 20 000 utilisateurs actifs dans dix pays en Europe, en Asie et aux USA. Plus de134 000 notes de frais BNP Paribas ont été traitées dans Ulysse T&E en 2006.”

Interview Econotique.com sur le salon ERP-DEMAT’2007

Pierre-Emmanuel Tetaz, DG Etap-On-Line, répond aux questions de Philippe Nieuwbourg, Econotique.com, en direct du salon ERP-DEMAT’2007 et présente le nouveau service de numérisation des justificatifs de notes de frais de ULYSSE T&E.

(Audio - 10′48)

Numérisation des justificatifs

Etap-On-Line lance un nouveau service de numérisation des justificatifs de notes de frais

Généralisé depuis le 1er septembre, ce service de numérisation des jusitificatifs de notes de frais représente une innovation majeure déjà en production chez plusieurs clients dont Capgemini. Il enrichit le module Notes de Frais en mode ASP d’Ulysse T&E et permet notamment d’offrir une meilleure visibilité au valideur, d’optimiser les contrôles et les audits, de faciliter la récupération de la TVA.

 

Un pas supplémentaire vers le « zéro papier » avec ULYSSE T&E

Développé pour les clients ULYSSE T&E en mode ASP sur www.ulyssetravel.com, le « module NJ », service de Numérisation des Justificatifs des notes de frais,  répond aux besoins des entreprises face aux lourdeurs de gestion des justificatifs papier de notes de frais (notes de restaurant, taxi, hôtel, billets de transport, tickets de parking, péage, etc…).

Lancé au premier trimestre 2007 et généralisé  depuis le 1er septembre, ce nouveau service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills,… A ce jour, 400 000 justificatifs ont déjà été numérisés via le « module NJ » d’Ulysse T&E.

Le « module NJ » un service innovant pour des bénéfices concrets

Au-delà des bénéfices induits par la dématérialisation des documents tels que gains de productivité, simplification de stockage et d’archivage, ce nouveau service permet :

• Un accès simplifié aux détails des informations : l’image des justificatifs des notes de frais est disponible au format PDF directement sur l’écran de la note de frais Ulysse T&E. A tout moment du processus de gestion des notes de frais, les justificatifs peuvent être consultés en ligne par le collaborateur, le valideur  et le comptable.
• L’optimisation des contrôles et des audits : les contrôles et audits sont accélérés grâce aux justificatifs numérisés qui sont rattachés automatiquement à la note de frais correspondante.
• La mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP) facilitée : les informations sont ainsi centralisées, le contrôle des notes de frais peut s’effectuer à distance et la récupération de TVA est facilitée.
• L’amélioration de la conservation des documents : c’est notamment le cas pour tous les justificatifs imprimés sur papier thermique sur lesquels l’encre s’efface rapidement.

Un process de numérisation efficace et rapide, clé en main

Dans le cadre du service de numérisation, les habitudes des utilisateurs ne sont pas modifiées. Une fois sa note de frais saisie, le collaborateur transmet ses justificatifs au centre de numérisation avec un état de note de frais édité dans Ulysse T&E. Cet état comporte un code barre généré par Ulysse T&E.

Le centre de numérisation réceptionne et numérise quotidiennement les justificatifs, puis les associe dans un fichier PDF dont le nom est généré automatiquement grâce au code barre de l’état de la note de frais. ETAP-ON-LINE collecte, contrôle et intègre quotidiennement les fichiers numérisés dans Ulysse T&E. 

Les justificatifs originaux sont stockés 3 mois au Centre de Numérisation. Les entreprises peuvent ensuite récupérer les justificatifs ou bien les faire archiver jusqu’à 10 ans dans un centre partenaire.

Pour scanner les justificatifs, ETAP-ON-LINE a choisi de s’appuyer sur des partenaires spécialistes du secteur, deux fournisseurs en France et un fournisseur à Dublin pour l’Europe. ETAP-ON-LINE est l’unique interlocuteur de ses clients, le délai de mise en place du « module NJ » est de 3 semaines.

Plus d’infos : contact@etaponline.fr 

Baromètre Ulysse T&E : Nouveau record !

15 177

c’est le nombre de connexions à l’application ULYSSE T&E sur www.ulyssetravel.com, enregistré le 5 novembre 2007 entre 0h et minuit.

Gestion des dépassements de plafonds dans ULYSSE T&E

Gestion des dépassements de plafonds : visibilité et maîtrise, économies en plus

L’application contrôlée de la politique de dépenses passe notamment par une bonne gestion des dépassements de plafonds. C’est dans cette perspective qu’Etap-On-Line a développé dans Ulysse T&E une nouvelle fonctionnalité. Après 8 mois de mise en place, les montants non remboursables, désormais identifiés et donc non remboursés s’élèvent chez un des clients ULYSSE T&E à plus de 140 000 euros !

Les explications de Stanley Hales, manager au sein du pôle Intégration et Conseil chez Etap-On-Line.

Fruit de l’expertise des équipes R&D d’Etap-On-Line, la gestion des dépassements de plafonds avec ULYSSE T&E répond aujourd’hui aux attentes des entreprises les plus exigeantes en matière d’automatisation de la gestion des notes de frais.

 

Ultime étape après l’automatisation de l’ensemble des processus liés aux dépenses de déplacements professionnels, cette fonctionnalité a été rapidement adoptée par un client ULYSSE T&E, société de service de plusieurs milliers de collaborateurs. Dans un contexte de politique forte de contrôle des dépenses, l’objectif de ce client était d’optimiser l’application de la politique de remboursement des frais grâce à un niveau extrêmement fin de détail et de contrôle. Le pari est gagné, et ULYSSE T&E intègre désormais des possibilités avancées en matière de gestion des dépassements des plafonds.

 

Cas pratique :

Eclatement du frais

Le client configure tout d’abord un plafond de dépense en fonction de différents critères tels que la nature de la dépense, la catégorie du collaborateur ou encore le lieu de la dépense.

 

Dès la saisie du frais réel par le collaborateur, ULYSSE T&E compare la dépense au montant du plafond et affiche le cas échéant le montant du dépassement. Le collaborateur a alors la possibilité de renseigner dans une zone dédiée, le montant dont il demande le remboursement, une partie de la dépense pouvant être prise en charge par lui directement en vue de respecter le plafond défini par sa société.

Si le collaborateur souhaite tout de même se faire rembourser un frais dont le montant est supérieur au plafond, il doit alors renseigner un motif de dépassement qui sera communiqué à son valideur, celui-ci pouvant accepter ou refuser l’écart entre le montant de la dépense et le plafond.

Workflow conditionné

Le moteur de workflow ULYSSE T&E a également été adapté pour tenir compte de cette nouvelle fonctionnalité. Le workflow peut désormais être conditionné en fonction des dépassements selon plusieurs critères combinatoires et associatifs, et permet par exemple deux niveaux de validation : hiérarchique d’abord, relatif à la réalité des dépenses engagées pour une mission donnée. Comptable ensuite, afin d’établir la véracité des informations en se basant sur les justificatifs et de vérifier que toutes les données sur la TVA sont bien présentes.

 

Les avantages ? Des économies importantes sont réalisées grâce à une meilleure application de la politique de dépenses et un contrôle précis des dépassements… le tout de façon automatisée.

 

Reporting

 

Le reporting ULYSSE T&E a également évolué pour gérer de façon dynamique les écarts entre le montant du justificatif, le montant demandé en remboursement et le montant validé. Des reporting très précis par collaborateur, centre de coûts ou structure sont possibles. D’une part, le calcul des écarts - par exemple entre montant remboursé et montant déclaré -, permet de connaître très exactement les coûts économisés. D’autre part, cette visibilité nouvelle participe à sensibiliser en amont les collaborateurs sur les dépenses qu’ils vont engager, et les incite à faire moins de dépenses au-delà du nécessaire.

 

 

1er retour d’expérience : Les montants non remboursables, désormais identifiés et donc non remboursés s’élèvent chez ce client ULYSSE T&E à plus de 140 000 euros sur les 8 premiers mois de mise en place de cette nouvelle fonctionnalité.

 

Pour en savoir plus : contact@etaponline.fr

 

 

Témoignage ALSTOM UK

Alstom UK optimise la gestion des notes de frais avec Ulysse T&E

En installant la solution Ulysse Travel & Expenses sur l’Intranet de l’entreprise, la société Alstom Transport Information Solutions UK, basée au Royaume-Uni, gère efficacement ses tâches administratives et fournit de précieuses informations analytiques sur ses coûts.

Le témoignage de Martyn Jones, chef comptable.

Il y a quatre ans, la filiale britannique de signalisation du géant français a adopté Ulysse Travel & Expenses, solution de gestion de notes de frais sur Intranet d’Etap-On-Line, transformant ainsi une tâche administrative laborieuse en un processus efficace et économique.

Cette décision a considérablement facilité la vie de Martyn Jones, chef comptable d’Alstom Transport Information Solutions UK. La filiale de signalisation ferroviaire d’Alstom UK est répartie sur deux sites : Birmingham et Borehamwood, dans la proche banlieue nord de Londres. “Nous comptons plus de 100 salariés, dont près de dix personnes en télétravail. Tous les mois, la moitié environ de nos salariés se fait rembourser des notes de frais”, explique Martyn Jones.

La gestion électronique des notes de frais

Grâce à la mise en place d’Ulysse Travel & Expenses sur l’Intranet de l’entreprise dès 2003, la gestion des notes de frais de déplacement s’est considérablement allégée (même s’il est toujours obligatoire de fournir des justificatifs conformément à la législation fiscale en matière d’avantages et de frais.)

“Nous avons un accord avec American Express à l’échelle de toute l’entreprise, explique Martyn Jones. Tous les employés qui ont des frais de déplacement possèdent une carte de crédit pour couvrir pratiquement tous les frais.”
Chaque mois, le service comptabilité reçoit un relevé électronique de la part d’American Express détaillant tous les frais encourus. Le relevé est importé dans Ulysse T&E. Ensuite, à partir de leur relevé de compte Amex disponible en ligne, les salariés copient les détails des frais dans leur demande mensuelle de remboursement. Ils n’ont plus qu’à renseigner le champ précisant la nature des frais et à choisir le code dépense approprié dans la liste. Une fois remplie, la demande de remboursement est envoyée au responsable d’équipe pour validation puis retournée au service comptabilité pour y être traitée.

“Ce système procure des gains de temps considérables, souligne Martyn Jones. Il est inutile de remplir les dates et les montants car toutes les informations utiles sont déjà dans le relevé.”

Tirer le meilleur parti de SAP

Afin de faciliter la vie des salariés et des employés du service financier, Ulysse T&E est connecté à l’ERP de l’entreprise sous SAP. “A cet égard, Ulysse T&E sert de frontal à SAP” explique Martyn Jones.

SAP envoie trois types d’informations à Ulysse T&E. Les comptes utilisateurs Ulysse T&E sont automatiquement créés à partir des “données employés” contenues dans SAP. Il en va de même pour les codes des centres de coûts et des types de frais qui sont aussi importés de SAP. Les données de demandes de remboursement d’Ulysse T&E sont les seules que transmet le logiciel à SAP. Parallèlement, les utilisateurs en sont informés dans leur compte Ulysse T&E.
Une telle organisation facilite la vie de tout le monde. Les salariés ont accès à un système centralisé de gestion des frais, dont la prise en main est rapide. En effet, le manuel d’utilisation très complet permet de travailler sur le logiciel en un temps record. Quant aux chefs de services et à la direction, ils ont une vision claire de tous les frais de l’entreprise.

Réduction des frais généraux

Toutes les parties prenantes semblent apprécier la façon dont le système gère cette tâche.

“De manière générale, tout le monde est satisfait d’Ulysse T&E. Comme notre ancien système de gestion des frais était basé sur le papier, Ulysse T&E a réduit la charge de travail des salariés en déplacement, des personnes chargées de valider les notes de frais et du service financier”, souligne Martyn Jones.

Les autres avantages sont nombreux.

Ulysse T&E permet aux utilisateurs de suivre leurs demandes de remboursement de notes de frais dans l’organisation. Cette fonctionnalité avantage particulièrement les employés en déplacement. De plus, elle permet au service financier de suivre le nombre et le bien-fondé des demandes de remboursement aux différents stades de la procédure.
Grâce aux relevés en ligne d’American Express, les utilisateurs sélectionnent les éléments à exporter dans leurs demandes de remboursement. Le service financier n’est donc plus obligé de saisir manuellement les détails des demandes, ce qui supprime la double saisie.
Autre avantage, les demandes de remboursement ne comportent plus de codes erronés, puisqu’ils sont tous directement fournis par SAP. Il s’ensuit une analyse des coûts optimisée et précise.
Enfin, Ulysse T&E permet un meilleur reporting des frais, particulièrement utile au Royaume-Uni où il facilite le respect de la réglementation fiscale en matière d’avantages et de frais. Par ailleurs, la direction dispose désormais d’une vue d’ensemble beaucoup plus claire sur les coûts réels générés par chaque projet.
“Grâce à l’utilisation actuelle d’Ulysse Travel & Expenses, Alstom Transport Information Solutions UK a réduit les coûts de gestion des notes de frais de presque 70 %.”

Selon Martyn Jones, l’attribution aux salariés d’une carte de crédit dédiée favorise considérablement cette rentabilité maximum. “Aujourd’hui, nos employés règlent leurs billets d’avion avec la carte American Express et sont remboursés via Ulysse T&E. Dans le passé, c’est l’agence de voyages de notre société qui réservait les vols et les facturait au compte de l’entreprise. Parmi les avantages, nous avons également constaté une utilisation accrue des services des compagnies aériennes low cost. De plus, nous n’avons plus de problèmes de règlement de factures avec l’agence de voyages.”

Enfin, le règlement de tous les frais de déplacement par carte de crédit procure au système une efficacité optimale en supprimant toute saisie manuelle, ce qui, au bout du compte, réduit les tâches administratives laborieuses que personne ne veut vraiment faire, qu’il s’agisse des collaborateurs du service financier, ou de chacun sur son ordinateur portable.

Environnement & Voyages d’affaires

 Quand l’environnement s’invite à la table du voyage d’affaires

A l’heure où les questions liées à la protection de l’environnement sont au cœur de tous les débats, le monde du voyage d’affaires s’intéresse de plus près aux émissions de carbone, et aux mesures qui permettraient leur réduction.

Il faut dire que les chiffres sont sans appel : l’ETNO et le WWF^[1] ont calculé que le remplacement de 20% des voyages d’affaires dans l’UE permettrait des réductions de CO² d’environ 22,35 millions de tonnes par an.

Dans le même temps, une étude^[2] menée par ACTE (Association of Corporate Travel Executives) souligne que l’impact écologique des voyages d’affaires n’est pas une préoccupation majeure pour les entreprises… loin s’en faut ! Ainsi, 67 % n’ont pas de politique de développement durable en matière de voyage, 80 % ne mesurent pas les émissions de CO² dues à leurs voyages d’affaires et 77 % n’envisagent pas de limiter les voyages pour réduire la pollution…

Accompagner les entreprises

Pourtant, la question de la protection de l’environnement ne laisse pas les spécialistes indifférents. Et en Grande-Bretagne, l’ITM (Institut of Travel Management) entend bien faire de la réduction des émissions de carbone une préoccupation des professionnels du voyage d’affaires – et des voyageurs - avec la mise en place d’actions et de recommandations concrètes. Nom de code ? Project Icarus.

Destiné aux travel managers et aux responsables des achats, ce programme regroupe depuis fin 2006 acheteurs, consultants et experts autour de la problématique de la protection de l’environnement. Et a reçu très récemment le soutien financier du gouvernement britannique qui lui a alloué 100 000 £.

Concrètement, le Project Icarus c’est notamment une boîte à outils en 10 points qui vise à :

• aider les travel managers à comprendre pourquoi et comment mesurer les émissions de carbone
• les conseiller pour leur permettre d’atteindre les objectifs de réduction des émissions de carbone définis

Il s’agit d’inciter et d’accompagner les entreprises dans la mise en place d’une politique voyages « verte ». Et la boîte à outils contient d’ailleurs trois études de cas d’entreprises qui ont réussi ce pari.

Plusieurs organismes et acteurs du marché ont par ailleurs décidé de mettre à la disposition des entreprises des outils pour les accompagner dans leur politique de réduction des émissions de carbone.

Par exemple, l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie) en France a développé la méthode Bilan Carbone^®, qui vise à comptabiliser les émissions de gaz à effet de serre des organisations (y compris collectivités territoriales).

De son côté, Carlson Wagonlit Travel a travaillé avec son client DEFRA (Département pour l’Environnement, l’Alimentation et les Affaires rurales) au Royaume-Uni afin de développer un calculateur de carbone. Cet outil permet aux voyageurs de comparer les émissions de CO² des différents moyens de transport qui s’offrent à eux, et ce, au moment de leur réservation.

Enfin, AirPlus a récemment annoncé la mise à disposition de ses clients d’une fonctionnalité leur permettant de « compenser » automatiquement les émissions de CO² induites par leurs déplacements : ils seront désormais à même de verser la somme compensatoire correspondant à leur voyage à un organisme spécialisé de leur choix, directement à partir de leur carte affaires.

Bref, si la révolution ne semble pas encore en marche dans les entreprises, elles ne peuvent plus ignorer la question de la protection de l’environnement. Le sujet devrait –dans un avenir proche -prendre une place essentielle dans toute politique de voyages d’affaires.

Pour en savoir plus :

• Icarus Zone sur le site de Institut of Travel Management : http://www.itm.org.uk/icarus/
• Le portail de l’ADEME : http://www2.ademe.fr
• Association of Corporate Travel Executives : http://www.acte.org/

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^[1] Saving the climate @ the speed of light, first roadmap for reduced CO² emissions in the EU and beyond,

^[2] Enquête mondiale KDS-ACTE 2007

Cartes d’embarquement dématérialisées

Le saviez-vous ?

L’AITA -Association internationale du transport aérien- envisage de remplacer toutes les cartes d’embarquement magnétiques par un code barre dématérialisé envoyé sur mobile. Le tout, d’ici à 2010 !

Partenariat MERIDIAN / ETAP-ON-LINE

Etap-On-Line et Meridian s’associent pour proposer une approche novatrice de la gestion des notes de frais

Un partenariat innovant avec Meridian, l’un des principaux acteurs sur le marché de l’externalisation des services de gestion à forte valeur ajoutée, permet à Etap-On-Line de proposer une nouvelle offre de services pour la gestion des notes de frais.

Vous avez besoin d’une solution logicielle ? Il vous faut également un ensemble de services associés ? Pourquoi ne pas avoir les deux en même temps ?

Cette idée simple est à la base de la démarche d’Etap-On-Line, qui s’engage dans un partenariat stratégique avec Meridian, société mondialement connue, basée en Irlande et spécialisée dans les services d’externalisation de la gestion de notes de frais.

Cette société de 40 millions d’euros de chiffre d’affaires dont l’activité principale est la récupération de TVA, a diversifié son activité depuis 5 ans autour des services de contrôle des frais de déplacement. « Nous apportons à nos clients un service de gestion des notes de frais, avec un contrôle à trois niveaux des justificatifs de frais : sur les données saisies dans l’outil de gestion des frais professionnels, sur la politique de dépenses de l’entreprise et sur les contraintes réglementaires et juridiques de chaque pays concerné » explique Gerard Eivers, Directeur de la division Externalisation.

« Nous contrôlons les justificatifs de frais, auditons les dépenses de chaque collaborateur et ajustons si nécessaire les remboursements en fonction des seuils de dépenses admissibles, en écartant les demandes erronées ou injustifiées. Nous mettons également à disposition des collaborateurs de nos clients, des points d’accueil multilingues pour répondre à leurs éventuelles questions ».

Meridian s’adresse principalement aux groupes internationaux. « Nous avons 15000 clients actifs, parmi lesquels un grand nombre figure au classement Fortune 500 », ajoute Gerard Eivers.

Associer logiciel et services

En Octobre 2007, Etap-On-Line et Meridian ont annoncé leur intention de faire le lien entre solution logicielle et services de back-office pour la gestion des notes de frais, en s’appuyant sur un partenariat innovant.

« Meridian propose un éventail de services à des entreprises qui pour la plupart sont déjà équipées d’un logiciel de gestion des frais professionnels. Notre valeur ajoutée tient à notre capacité à auditer avec précision les dépenses pour que nos clients puissent contrôler aux mieux leurs frais de déplacement. Meridian offre un service pleinement intégré de récupération de TVA, dans tous les pays où se déplacent les collaborateurs.

Il existe une synergie évidente entre les deux activités de contrôle des dépenses et récupération de TVA, lorsqu’elles sont proposées par un seul et même prestataire centralisant les justificatifs de frais sur site unique en Europe.

Dans la mesure où Meridian maximise la récupération de TVA de ses clients, tout en minimisant le risque d’erreur, avec l’impact fiscal associé, on comprend tout l’intérêt de cette approche. Notre prestation permet non seulement à nos clients de remonter une information précise de la part de leurs collaborateurs, mais également d’identifier de nouvelles sources d’économies et d’adapter les règles de Politique Voyage en conséquence », souligne Gerard Eivers.

Avec une intégration aussi étroite entre logiciel et services, les entreprises gagnent en visibilité sur leurs types de dépenses et disposent de leviers pour mieux négocier avec leurs fournisseurs habituels.

Et les chiffres parlent d’eux-mêmes. L’expérience terrain de Meridian montre que chaque euro investi dans ses services génère de deux à six euros d’économies directes, tout en garantissant une conformité parfaite avec les règles de TVA. De tels ajustements sur les dépenses réelles peuvent représenter jusqu’à 6% du budget global de frais de déplacement d’une entreprise.

« Etap-On-Line apporte l’application logicielle et nous l’intégrons au cœur de nos processus de gestion », explique Gerard Eivers. Le résultat est un ensemble cohérent - logiciel et services associés - qui optimise le processus de gestion des notes de frais, pour le service comptable comme pour les collaborateurs.

Les interfaces entre les 2 outils

« Nous avons mis en place des interfaces entre nos outils, permettant une exploitation optimale des données gérées au sein d’Ulysse T&E », confirme Gerard Eivers. « Grâce à cette proximité, une entreprise peut tirer le meilleur parti des fonctionnalités de reporting de son logiciel de gestion des frais professionnels, sans devoir créer ou administrer elle-même les interfaces nécessaires ».

Pierre-Emmanuel Tetaz, le directeur général d’Etap-On-Line, ajoute : « Etap-On-Line étant le leader européen des solutions logicielles de gestion des notes de frais, Meridian est le partenaire idéal pour apporter des services à valeur ajoutée en matière de TVA et d’externalisation des contrôles de justificatifs à l’échelon européen ».