Numérisation des justificatifs

Etap-On-Line lance un nouveau service de numérisation des justificatifs de notes de frais

Généralisé depuis le 1er septembre, ce service de numérisation des jusitificatifs de notes de frais représente une innovation majeure déjà en production chez plusieurs clients dont Capgemini. Il enrichit le module Notes de Frais en mode ASP d’Ulysse T&E et permet notamment d’offrir une meilleure visibilité au valideur, d’optimiser les contrôles et les audits, de faciliter la récupération de la TVA.

 

Un pas supplémentaire vers le « zéro papier » avec ULYSSE T&E

Développé pour les clients ULYSSE T&E en mode ASP sur www.ulyssetravel.com, le « module NJ », service de Numérisation des Justificatifs des notes de frais,  répond aux besoins des entreprises face aux lourdeurs de gestion des justificatifs papier de notes de frais (notes de restaurant, taxi, hôtel, billets de transport, tickets de parking, péage, etc…).

Lancé au premier trimestre 2007 et généralisé  depuis le 1er septembre, ce nouveau service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills,… A ce jour, 400 000 justificatifs ont déjà été numérisés via le « module NJ » d’Ulysse T&E.

Le « module NJ » un service innovant pour des bénéfices concrets

Au-delà des bénéfices induits par la dématérialisation des documents tels que gains de productivité, simplification de stockage et d’archivage, ce nouveau service permet :

• Un accès simplifié aux détails des informations : l’image des justificatifs des notes de frais est disponible au format PDF directement sur l’écran de la note de frais Ulysse T&E. A tout moment du processus de gestion des notes de frais, les justificatifs peuvent être consultés en ligne par le collaborateur, le valideur  et le comptable.
• L’optimisation des contrôles et des audits : les contrôles et audits sont accélérés grâce aux justificatifs numérisés qui sont rattachés automatiquement à la note de frais correspondante.
• La mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP) facilitée : les informations sont ainsi centralisées, le contrôle des notes de frais peut s’effectuer à distance et la récupération de TVA est facilitée.
• L’amélioration de la conservation des documents : c’est notamment le cas pour tous les justificatifs imprimés sur papier thermique sur lesquels l’encre s’efface rapidement.

Un process de numérisation efficace et rapide, clé en main

Dans le cadre du service de numérisation, les habitudes des utilisateurs ne sont pas modifiées. Une fois sa note de frais saisie, le collaborateur transmet ses justificatifs au centre de numérisation avec un état de note de frais édité dans Ulysse T&E. Cet état comporte un code barre généré par Ulysse T&E.

Le centre de numérisation réceptionne et numérise quotidiennement les justificatifs, puis les associe dans un fichier PDF dont le nom est généré automatiquement grâce au code barre de l’état de la note de frais. ETAP-ON-LINE collecte, contrôle et intègre quotidiennement les fichiers numérisés dans Ulysse T&E. 

Les justificatifs originaux sont stockés 3 mois au Centre de Numérisation. Les entreprises peuvent ensuite récupérer les justificatifs ou bien les faire archiver jusqu’à 10 ans dans un centre partenaire.

Pour scanner les justificatifs, ETAP-ON-LINE a choisi de s’appuyer sur des partenaires spécialistes du secteur, deux fournisseurs en France et un fournisseur à Dublin pour l’Europe. ETAP-ON-LINE est l’unique interlocuteur de ses clients, le délai de mise en place du « module NJ » est de 3 semaines.

Plus d’infos : contact@etaponline.fr