Témoignage Client PME : DEVANLAY
ULYSSE T&E déployé en 5 semaines chrono chez DEVANLAY !
Chez DEVANLAY, fabricant de vêtements sous licence LACOSTE, la gestion manuelle des notes de frais avait atteint ses limites… Cette entreprise qui fabrique et commercialise le célèbre polo au crocodile vert, a choisi ETAP-ON-LINE et ULYSSE T&E pour centraliser les données et automatiser les processus. Un déploiement sur Internet en seulement 5 semaines. Avec à la clé gain de temps, fiabilisation des informations et meilleure visibilité. Témoignage.
« Jusqu’en 2006, l’ensemble de nos notes de frais était géré manuellement et à l’aide de tableurs Excel. Nous perdions énormément de temps, accumulions beaucoup de documents papier et n’avions au final aucune visibilité », explique Dominique Bastien, Directeur du contrôle de gestion chez DEVANLAY. Licenciée mondiale « LACOSTE », l’entreprise produit et vend les textiles de la marque à un réseau de revendeurs, via des franchises et dans les boutiques qu’elle possède en propre. Plus de cent personnes voyagent régulièrement dans les nombreux pays où Devanlay est implantée. En l’absence d’automatisation et de centralisation des données liées à la gestion des notes de frais, les remboursements s’effectuaient sans vision globale sur l’année, notamment concernant le nombre d’exceptions demandées par chaque collaborateur. Aucune historisation donc, pas de synthèse, pas d’analyse… et une politique des dépenses liées aux déplacements difficile à contrôler.
Le choix du mode ASP
En 2006, décision est prise de remédier à cette situation, et DEVANLAY entame une étude de marché. Deux éditeurs, dont ETAP-ON-LINE sont identifiés comme étant capables de répondre aux besoins et attentes définis dans le cahier des charges. « Nous avons ensuite rencontré les deux prestataires, et assisté à des démonstrations approfondies des outils. Notre choix s’est porté sur ULYSSE T&E dont l’ergonomie et les fonctionnalités étaient tout à fait adaptées. Les équipes d’ETAP-ON-LINE nous ont de surcroît proposé une réponse extrêmement précise sur leurs références, ce qui a achevé de nous convaincre ». DEVANLAY opte, pour cette application « non stratégique », pour la location en mode hébergé-ASP sur www.ulyssetravel.com. « Nous accédons à l’application directement en ligne sur Internet et n’avons à nous soucier de rien en termes de maintenance et de mises à jour ».
Automatiser le processus dès 50 utilisateurs
Le projet concerne dans un premier temps, un groupe pilote d’une cinquantaine d’utilisateurs, appartenant majoritairement au service marketing. ETAP-ON-LINE propose une méthodologie impliquant toutes les parties. « Un groupe projet a été constitué chez nous, avec des représentants de toutes les fonctions concernées : le responsable de la comptabilité, un informaticien et la contrôleuse de gestion, également très active au service marketing, et qui a tenu le rôle de chef de projet utilisateurs ». Côté ETAP-ON-LINE deux consultants sont affectés au paramétrage et à l’intégration d’ULYSSE T&E. Au final, c’est une équipe mixte qui démarre le projet à la mi-février 2007. Première étape : la validation du circuit d’approbation, des seuils et du workflow. « Nous avons transmis les informations relatives à notre workflow à ETAP-ON-LINE et alimenté ULYSSE T&E avec les données de l’annuaire. Les procédures en place chez DEVANLAY ont ensuite été parfaitement retranscrites dans ULYSSE T&E ». Grâce à l’interface ULYSSE T&E avec l’outil comptable de DEVANLAY, SAP, les données relatives aux notes de frais sont automatiquement remontées, sans re-saisie.
Appropriation facile de l’outil par les utilisateurs
Cinq semaines après le lancement du projet, ULYSSE T&E est accessible en ligne pour l’ensemble des utilisateurs du groupe pilote. « La chef de projet utilisateurs a suivi une formation et tient aujourd’hui le rôle de référent en interne, pour fournir un premier niveau d’assistance. L’ergonomie d’ULYSSE T&E est extrêmement conviviale, et la prise en main par les utilisateurs s’est faite naturellement ».
Fiabilité et visibilité en 5 semaines chrono
Les collaborateurs accèdent aujourd’hui en un clic à l’historique de leurs demandes de remboursements et à leurs encours. Pour leur plus grande satisfaction, et évidemment avec une réduction massive des échanges téléphoniques relatifs aux notes de frais. « Les responsables ont de leur côté une très bonne visibilité sur les demandes qu’ils reçoivent, et peuvent refuser un remboursement le cas échéant. Et l’application de la politique des dépenses est garantie » En comptabilité, les données remontent automatiquement depuis ULYSSE T&E : tout est déjà approuvé et les erreurs de saisie éliminées. « Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus de gestion des notes de frais, nous gagnons beaucoup de temps au quotidien. Les informations sont par ailleurs fiabilisées, et nous obtenons des états de reporting automatiquement, concernant notamment les dépenses par service ou encore le coût moyen des hôtels ».
Extension du périmètre
Avec une moyenne de 30 notes de frais gérées par mois depuis le déploiement sur le groupe pilote, DEVANLAY n’entend pas s’arrêter en si bon chemin. « Nous sommes en train de préparer le déploiement pour l’ensemble des personnes du groupe en France qui voyagent dans le cadre de leurs missions. ULYSSE T&E devrait à terme être utilisé par 200 personnes et gérer plus de 100 notes de frais par mois. Ce projet devrait être encore plus rapide que le déploiement initial puisqu’il s’agira simplement de dupliquer la première société créée !».
