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Communiqué : ETAP-ON-LINE s’implante au CANADA

ulysse — Tue, 01 Jul 2008 12:17:04 +0000

ETAP-ON-LINE OUVRE UN NOUVEAU BUREAU AU CANADA

et accélère son développement à l’international un an après l’ouverture de sa filiale au Royaume-Uni

-Communiqué de presse-

Paris, le 1er juillet 2008 – ETAP-ON-LINE, N°1 en Europe pour la gestion des déplacements professionnels (achats de voyages, notes de frais, factures fournisseurs voyages) avec la solution ULYSSE Travel & Expenses annonce dans le cadre de son développement international, l’ouverture d’un bureau à Toronto, Canada. Après Londres, cette nouvelle implantation confirme la volonté d’Etap-On-Line d’assurer plus de proximité à ses clients internationaux.

Avec plus de 720 000 utilisateurs dans 15 pays de sa solution Ulysse Travel & Expenses, la société française ETAP-ON-LINE est le leader en Europe des solutions de gestion des déplacements professionnels en ASP (www.ulyssetravel.com) et sur intranet. Pour accompagner sa croissance à l’international, ETAP-ON-LINE s’implante en Amérique du Nord, avec l’ouverture d’un premier bureau basé à Toronto - Canada. Cette nouvelle implantation va lui permettre d’offrir à ses références historiques et futurs clients au Canada et aux Etats-Unis, une proximité forte.

« Le marché américain de la gestion des déplacements professionnels et des solutions e-booking est beaucoup plus mature qu’en Europe. Notre solution Ulysse Travel & Expenses y est déjà utilisée par plusieurs filiales américaines de nos clients grands comptes tels que ALSTOM, BNP PARIBAS et AREVA. Après l’ouverture de notre filiale en février 2007 à Londres et la forte croissance de notre chiffre d’affaires (+20% en 2007), nous maintenons notre rythme de développement à l’international avec l’ouverture d’un nouveau bureau au Canada » commente Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur Général d’ETAP-ON-LINE.

« Ainsi, nous souhaitons répondre aux attentes des grandes organisations qui nous sollicitent pour notre capacité à réussir les projets internationaux. Notre position d’acteur majeur sur le marché européen des solutions de gestion des déplacements professionnels et notre présence à Toronto vont nous permettre de capitaliser sur ces perspectives commerciales, avec pour objectif de faire d’Ulysse T&E, un outil de référence pour la gestion des déplacements professionnels au Canada et aux Etats-Unis » poursuit-il.

Aujourd’hui 650 clients font confiance à ETAP-ON-LINE et ont choisi ULYSSE Travel & Expenses pour automatiser la gestion de leurs déplacements professionnels, parmi lesquels des grands groupes internationaux (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange, Suez, Rhodia, Vinci…), des grands comptes nationaux, des petites et moyennes organisations et des Organismes Publics.

Ulyssetravel day’2008 : le film !

ulysse — Mon, 23 Jun 2008 10:46:11 +0000

Retrouvez le forum Ulyssetravel day’2008 en images : Clients, experts et partenaires témoignent de leur intérêt pour ce forum dédié pour la seconde édition au Secteur Public.

Ulyssetravel Day’2008 : 2ème édition réussie !

ulysse — Thu, 19 Jun 2008 14:03:35 +0000

Ulyssetravel day’2008 dédié au secteur public : un vrai succes avec plus de 230 participants et 90 organismes publics representes

A l’issue du forum Ulyssetravel day’2008, ETAP-ON-LINE et ses partenaires dressent un bilan très positif puisque plus de 230 participants issus de 90 organismes publics et représentants de l’Etat ont échangé tout au long de la journée.

Les Tables rondes Témoignages Clients avec le CNRS, l’INRA, la DGAC, le Conseil de l’Europe, le Département du Nord,
les avis d’experts du Ministère du Budget, de la Fonction Publique et des Comptes Publics, de JK Associates Consulting, le Cabinet EPSA et Objectif Carbone,
les ateliers animés par AirPlus International, Amadeus, American Express Corporate Services et Voyages d’Affaires, A.Régie, BNP Paribas, Carlson WagonLit Travel, le Département du Nord avec le Conseil Général du Calvados, Etap-On-Line et FRAM Affaires,

ont permis le partage de retours d’expérience et d’initier de nouvelles démarches en vue d’accélérer les processus de dématérialisation.

Cette forte participation révèle le réel intérêt de toutes les typologies d’organisations du Secteur Public, aujourd’hui directement engagées dans une logique de réduction des coûts et de modernisation de leurs processus internes. Les décideurs du Secteur Public prennent pleinement conscience des perspectives offertes par l’usage d’Internet dans la mise en place d’une politique voyage et les solutions technologiques disponibles.

Fort du succès de cette seconde édition, Etap-On-Line envisage déjà de renouveler pour une troisième édition.

Lancement de l’Association Française des Travel Managers

ulysse — Fri, 30 May 2008 12:16:02 +0000

L’AFTM

En avant première lors de l’Ulyssetravel Day’2008 et devant plus de 230 décideurs Service Public et acteurs du marché du voyage d’affaires, Michel Dieleman, Travel Manager du groupe Orange, annonce la création de l’Association Française des Travel Managers.

La vocation de l’association est :

donner du sens à la fonction de Travel Manager
aider celles et ceux qui abordent le métier
obtenir la reconnaissance professionnelle des organismes publics et des associations internationales

+ d’info sur l’association : http://www.aftm.fr

Témoignage Client : ROCHE

ulysse — Mon, 19 May 2008 10:23:23 +0000

Confronté à une refonte de son système d’information au niveau européen, Roche avait besoin d’une solution de gestion des notes de frais ouverte et performante. Et c’est l’application ULYSSE T&E qui a été retenue en mode ASP.

« Dans le cadre de la globalisation des applications SAP au niveau européen, le module de gestion des notes de frais utilisé jusqu’alors n’a pas été repris.

Nous avions donc besoin d’un outil adapté aux spécificités de notre activité en France», explique Martine Godart, chef de projet au sein de Roche. Leader en cancérologie, le laboratoire pharmaceutique compte environ 500 visiteurs médicaux en France. Une population qui génère un volume important de frais quotidiens, et qui utilise l’application de CRM Siebel. « Nous avions besoin d’un outil de gestion des notes de frais simple à interfacer avec SAP d’une part et avec cet outil de gestion de la visite médicale d’autre part ». Pas question en effet de modifier les habitudes des utilisateurs.

Intégration rapide

Un appel d’offres est lancé à la fin 2006, et c’est ULYSSE Travel & Expenses édité par Etap-On-Line qui est retenu. « La simplicité et la clarté d’utilisation d’ULYSSE T&E nous ont convaincus. Et le mode ASP rentrait bien dans le cadre de la globalisation des systèmes d’information. Enfin, le module de connexion e-booking et l’ouverture de l’application sur Internet nous intéressent beaucoup ».

Quatre mois suffisent pour l’intégration d’ULYSSE T&E, avec la constitution d’équipes projet des deux côtés. « La définition des besoins utilisateurs a constitué une étape facile, puisque la gestion des notes de frais était déjà informatisée précédemment. L’équipe d’Etap-On-Line a très bien compris nos besoins tout en nous faisant bénéficier de sa très grande connaissance du métier et de la fonction ».

Un nombre très important de notes de frais

Grâce à son paramétrage, ULYSSE T&E se calque sur la structure et l’organisation de l’entreprise. « Et l’équipe d’Etap-On-Line a affiné les interfaces requises. Ainsi, les visiteurs médicaux continuent de saisir les informations relatives à leurs notes de frais dans Siebel, puis les données sont automatiquement déversées dans ULYSSE T&E. » Cela concerne près d’une note de frais par jour pour chacun des 500 visiteurs médicaux. « Etap-On-Line nous a également proposé une fonctionnalité qui permet à chaque visiteur médical d’obtenir un récapitulatif mensuel de ses frais en mode « push e-mail » c’est-à-dire directement dans sa messagerie, sans aucune action de sa part ».

Les frais de déplacement des 700 collaborateurs du siège sont quant à eux directement gérés en ASP dans www.ulyssetravel.com. Les workflows ont été définis en collaboration avec Etap-On-Line. Les assistantes saisissent les notes de frais et chaque collaborateur reçoit par mail un message l’informant que sa note de frais a été transmise pour validation. L’état d’avancement peut-être ensuite suivi directement en ligne, et une fois validées, les données sont automatiquement intégrées en comptabilité.

Les retours positifs des utilisateurs

« Les retours des utilisateurs sont extrêmement positifs, d’autant que la prise en main s’est faite très rapidement. Pour l’administrateur de la solution ici chez Roche, les workflows sont faciles à maîtriser grâce à de simples paramétrages, et les messages envoyés aux collaborateurs peuvent être personnalisés ». Le choix du mode ASP a permis de libérer les équipes techniques de Roche du support de l’application de gestion des notes de frais, tout en garantissant une maintenance et des mises à jour transparentes et régulières.

Prochaines étapes

Roche active progressivement les multiples fonctionnalités de la solution. « Nous avons déjà entamé la mise en place d’une liaison avec la Société Générale, qui nous fournit l’ensemble des données cartes affaires. Les lignes de frais sont ensuite directement récupérées et intégrées dans la note de frais ». Outre la bonne application de la politique voyage, cette liaison facilite grandement la saisie des notes de frais, puisque les codes fournisseurs (hôtel, parking, commerce) sont déjà déterminés dans les relevés. Gain de temps et confort utilisateur sont désormais au rendez-vous !

Roche en bref

La mission du laboratoire pharmaceutique Roche consiste à mettre à disposition des professionnels de santé des médicaments innovants qui permettent de prolonger ou de sauver la vie des patients.

Les six domaines thérapeutiques de Roche en France sont: Cancérologie, anémie-transplantation, virologie, rhumatologie, maladies auto-immunes, troubles du métabolisme.

Numéro un à l’hôpital, Roche occupe le 6ème rang dans le classement général des laboratoires pharmaceutiques en France.

Effectifs France 2006 : 1295

CA France 2006 : 1 110,7 millions d’euros

www.roche.fr

Les réservations Ulyssetravel day’2008 sont ouvertes !

ulysse — Tue, 22 Apr 2008 19:12:39 +0000

Fort du succès de la 1ère édition qui avait accueilli près de 200 participants, Etap-On-Line renouvelle son Forum le 29 mai prochain, dédié aux Organismes Publics, aux Collectivités Territoriales et aux Administrations.

Ulyssetravel day’2008 permettra de s’informer et d’échanger sur les enjeux et problématiques particuliers aux achats de voyages et à la gestion des frais professionnels dans les Services Publics au travers de nombreux témoignages inédits d’utilisateurs, d’avis d’experts et en présence des principaux acteurs du marché.

L’EDITION 2008 SOUS LE SIGNE DE LA DEMATERIALISATION, DU RETOUR SUR INVESTISSEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE

• « Dématérialiser la gestion des frais de déplacements : des enjeux au-delà de la chaîne comptable », table ronde animée par François Jeanne, rédacteur en chef de Citizen-e.
Avec l’intervention du Département du Nord, du CNRS, de la DGAC, de la CNAM TS, de l’INRA, du Ministère du Budget, des Comptes Publics et de la Fonction Publique, du Cabinet EPSA et d’American Express Voyages d’Affaires,…

• « Optimiser le budget Voyage : la réservation en ligne de mire », table ronde animée par Florent Maillet, journaliste « Rubrique Achats Publics » pour Décision Achats.
Avec l’intervention du CNRS, de France Telecom, du Conseil de l’Europe, de JK Associates Consulting et d’American Express Voyages d’Affaires,…

• « Développement durable : les bonnes décisions se prennent aujourd’hui ! »
Par Olivier Carles, Directeur Général d’Objectif Carbone

NOUVEAUTE 2008 : 9 ATELIERS THEMATIQUES AU SEIN DE L’ESPACE PARTENAIRES

Les 300 participants attendus au Pullman Bercy (Directions Finances & Comptabilité, Achats, IT, RH et Gestionnaires des Bureaux de Mission) pourront en effet approfondir leur connaissance du marché et des outils disponibles, lors des 9 « Ateliers Thématiques » proposés par Etap-On-Line et ses partenaires : AirPlus International, Amadeus, American Express Carte Corporate, American Express Voyages d’Affaires, A.Régie, BNP Paribas, Fram Affaires.
Les thématiques abordées sous forme de retours d’expérience, cas pratiques et démonstrations porteront sur :
• Les cartes achats, affaires et logées
• La réservation en ligne et les portails agences de voyage d’affaires
• L’automatisation de la gestion des ordres de missions, états de frais et factures fournisseurs
• La « Convergence des compétences de tous les acteurs de la chaîne comptable associés à une gestion automatisée des frais de déplacement », atelier dédié aux Conseils Généraux et Régionaux animé par le Département du Nord (CG59).

Programme, informations et inscriptions sur http://www.ulyssetravelday.com

Communiqué Bilan 2007 et perspectives 2008

ulysse — Thu, 20 Mar 2008 19:56:13 +0000

+ 20% de croissance pour etap-on-line

Croissance soutenue, Nouvelles Signatures, Succès du service ASP et Projets internationaux : ETAP-ON-LINE affiche un BILAN 2007 tres satisfaisant

Etap-On-Line annonce une croissance de 20% de son chiffre d’affaires 2007, qui s’élève à 6,4M€ contre 5,2M en 2006. Avec 720 000 utilisateurs de la solution Ulysse Travel & Expenses dont 40% sur Internet, Etap-On-Line continue d’enregistrer une forte demande pour son offre ASP et les déploiements à l’international.

Les points clés d’une année 2007 très satisfaisante pour l’éditeur d’ULYSSE Travel & Expenses :

- Une croissance extrêmement soutenue avec une hausse de 20% du chiffre d’affaires qui atteint 6,4M€ en 2007 réalisés intégralement sur l’activité de gestion des frais professionnels.
- De nouvelles signatures sur l’ensemble des 4 segments de clients :
  - Petites et Moyennes Organisations (INSEAD, Parex-Lanco, Devanlay, Sofinco, Flammarion…)
  - Grands comptes nationaux (Calyon, Reunica Bayard Systalians, OSEO…)
  - Grands comptes internationaux (Areva, Sanofi-Aventis, Roche, Decathlon, Bosch, ADP, General Mills, Aker Yards, Pitney Bowes Asterion, …)
  - Secteur Public (INRA, DGAC…)
- 720 000 utilisateurs dont près de 40% en ASP, soit 280 000 utilisateurs sur www.ulyssetravel.com
- La migration de clients historiques Intranet vers le service ASP tels que TOTAL et L’OREAL, confirmant ainsi la stratégie Internet menée par ETAP-ON-LINE depuis 2000.
- L’ouverture d’une filiale en Angleterre et la poursuite des déploiements internationaux dans plus de 15 pays en Europe, Amérique et Asie.

« Nous avons encore enregistré cette année une très belle progression de notre activité avec la signature de grands projets européens et internationaux mais également de nombreuses PME-PMI. En 2007, nous avons mis l’accent sur le déploiement de projets e-booking et l’intégration des portails de voyages avec Ulysse Travel & Expenses » souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur Général d’ETAP-ON-LINE. « Nous avons également renforcé notre présence sur le marché du Secteur Public avec de nouvelles références » se réjouit-il.

Le dynamisme d’Etap-On-Line en 2007 s’est traduit notamment par :

- Des réalisations exemplaires en matière d’intégration de la solution ULYSSE T&E aux outils de réservation en ligne. Pour illustration, le projet de connexion e-booking ORANGE-France Telecom déployé sur 40 000 voyageurs avec plus de 50% de taux d’adoption sur la réservation en ligne dès les 1ers jours de mise en place. Un projet au périmètre exceptionnel en Europe.
- Des projets déployés dans des délais très courts sur internet (5 semaines pour le projet Devanlay)
- 600 000 documents (ordres de mission et notes de frais) annuels traités sur le site Internet www.ulyssetravel.com, avec des pics de connexion supérieurs à 15 000/connexions jour
- L’innovation produit avec le lancement du service de numérisation des justificatifs des notes de frais. Ce service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills, avec plus de 500 000 justificatifs numérisés en 2007

Perspectives 2008 : une nouvelle filiale, recrutements et un million de documents gérés sur Internet

« L’ouverture de notre filiale à Londres commençant à porter ses fruits, nous avons planifié l’ouverture d’une nouvelle filiale au printemps prochain. Par ailleurs, nous allons continuer de recruter pour notre siège en France » explique Pierre-Emmanuel Tetaz

« Outre les nouvelles évolutions fonctionnelles d’Ulysse Travel & Expenses que nous présenterons courant 2008, nous allons poursuivre notre intégration avec les principaux outils de e-booking et portails agences de voyage en Europe. En cela, nous répondons précisément aux attentes de nos clients et prospects qui souhaitent conserver leur indépendance en privilégiant une approche visant à sélectionner le meilleur outil dans chaque domaine. Enfin en 2008, nous allons gérer plus d’un million de documents (ordres de mission et notes de frais) sur le site ASP www.ulyssetravel.com » conclut-il.

Retour d’expérience de VEOLIA Water Systems au Business Travel Show

ulysse — Wed, 27 Feb 2008 18:54:28 +0000

Dans le cadre des conférences-ateliers au Business Travel Show de Londres en février 2008, Sunil LAKHENPAUL, Directeur Financier VEOLIA Water Systems UK, témoigne de son projet Ulysse T&E et des bénéfices utilisateurs.

Témoignage Client PME : DEVANLAY

ulysse — Tue, 12 Feb 2008 16:03:56 +0000

ULYSSE T&E déployé en 5 semaines chrono chez DEVANLAY !

Chez DEVANLAY, fabricant de vêtements sous licence LACOSTE, la gestion manuelle des notes de frais avait atteint ses limites… Cette entreprise qui fabrique et commercialise le célèbre polo au crocodile vert, a choisi ETAP-ON-LINE et ULYSSE T&E pour centraliser les données et automatiser les processus. Un déploiement sur Internet en seulement 5 semaines. Avec à la clé gain de temps, fiabilisation des informations et meilleure visibilité. Témoignage.

« Jusqu’en 2006, l’ensemble de nos notes de frais était géré manuellement et à l’aide de tableurs Excel. Nous perdions énormément de temps, accumulions beaucoup de documents papier et n’avions au final aucune visibilité », explique Dominique Bastien, Directeur du contrôle de gestion chez DEVANLAY. Licenciée mondiale « LACOSTE », l’entreprise produit et vend les textiles de la marque à un réseau de revendeurs, via des franchises et dans les boutiques qu’elle possède en propre. Plus de cent personnes voyagent régulièrement dans les nombreux pays où Devanlay est implantée. En l’absence d’automatisation et de centralisation des données liées à la gestion des notes de frais, les remboursements s’effectuaient sans vision globale sur l’année, notamment concernant le nombre d’exceptions demandées par chaque collaborateur. Aucune historisation donc, pas de synthèse, pas d’analyse… et une politique des dépenses liées aux déplacements difficile à contrôler.

Le choix du mode ASP

En 2006, décision est prise de remédier à cette situation, et DEVANLAY entame une étude de marché. Deux éditeurs, dont ETAP-ON-LINE sont identifiés comme étant capables de répondre aux besoins et attentes définis dans le cahier des charges. « Nous avons ensuite rencontré les deux prestataires, et assisté à des démonstrations approfondies des outils. Notre choix s’est porté sur ULYSSE T&E dont l’ergonomie et les fonctionnalités étaient tout à fait adaptées. Les équipes d’ETAP-ON-LINE nous ont de surcroît proposé une réponse extrêmement précise sur leurs références, ce qui a achevé de nous convaincre ». DEVANLAY opte, pour cette application « non stratégique », pour la location en mode hébergé-ASP sur www.ulyssetravel.com. « Nous accédons à l’application directement en ligne sur Internet et n’avons à nous soucier de rien en termes de maintenance et de mises à jour ».

Automatiser le processus dès 50 utilisateurs

Le projet concerne dans un premier temps, un groupe pilote d’une cinquantaine d’utilisateurs, appartenant majoritairement au service marketing. ETAP-ON-LINE propose une méthodologie impliquant toutes les parties. « Un groupe projet a été constitué chez nous, avec des représentants de toutes les fonctions concernées : le responsable de la comptabilité, un informaticien et la contrôleuse de gestion, également très active au service marketing, et qui a tenu le rôle de chef de projet utilisateurs ». Côté ETAP-ON-LINE deux consultants sont affectés au paramétrage et à l’intégration d’ULYSSE T&E. Au final, c’est une équipe mixte qui démarre le projet à la mi-février 2007. Première étape : la validation du circuit d’approbation, des seuils et du workflow. « Nous avons transmis les informations relatives à notre workflow à ETAP-ON-LINE et alimenté ULYSSE T&E avec les données de l’annuaire. Les procédures en place chez DEVANLAY ont ensuite été parfaitement retranscrites dans ULYSSE T&E ». Grâce à l’interface ULYSSE T&E avec l’outil comptable de DEVANLAY, SAP, les données relatives aux notes de frais sont automatiquement remontées, sans re-saisie.

Appropriation facile de l’outil par les utilisateurs

Cinq semaines après le lancement du projet, ULYSSE T&E est accessible en ligne pour l’ensemble des utilisateurs du groupe pilote. « La chef de projet utilisateurs a suivi une formation et tient aujourd’hui le rôle de référent en interne, pour fournir un premier niveau d’assistance. L’ergonomie d’ULYSSE T&E est extrêmement conviviale, et la prise en main par les utilisateurs s’est faite naturellement ».

Fiabilité et visibilité en 5 semaines chrono

Les collaborateurs accèdent aujourd’hui en un clic à l’historique de leurs demandes de remboursements et à leurs encours. Pour leur plus grande satisfaction, et évidemment avec une réduction massive des échanges téléphoniques relatifs aux notes de frais. « Les responsables ont de leur côté une très bonne visibilité sur les demandes qu’ils reçoivent, et peuvent refuser un remboursement le cas échéant. Et l’application de la politique des dépenses est garantie » En comptabilité, les données remontent automatiquement depuis ULYSSE T&E : tout est déjà approuvé et les erreurs de saisie éliminées. « Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus de gestion des notes de frais, nous gagnons beaucoup de temps au quotidien. Les informations sont par ailleurs fiabilisées, et nous obtenons des états de reporting automatiquement, concernant notamment les dépenses par service ou encore le coût moyen des hôtels ».

Extension du périmètre

Avec une moyenne de 30 notes de frais gérées par mois depuis le déploiement sur le groupe pilote, DEVANLAY n’entend pas s’arrêter en si bon chemin. « Nous sommes en train de préparer le déploiement pour l’ensemble des personnes du groupe en France qui voyagent dans le cadre de leurs missions. ULYSSE T&E devrait à terme être utilisé par 200 personnes et gérer plus de 100 notes de frais par mois. Ce projet devrait être encore plus rapide que le déploiement initial puisqu’il s’agira simplement de dupliquer la première société créée !».

Agenda : salon Business Travel Show

ulysse — Mon, 28 Jan 2008 13:39:05 +0000

Pour la seconde année, ETAP-ON-LINE UK sera présente au salon BUSINESS TRAVEL SHOW à Londres - Earl’s court , du 5 au 7 février 2008 et aura plaisir à vous accueillir sur le stand 438 pour vous présenter les nouvelles fonctionnalités ULYSSE T&E et les projets en cours.

Pour en savoir plus : http://www.businesstravelshow.com

Secteur Public : à vos agendas !

ulysse — Mon, 28 Jan 2008 12:55:03 +0000

Ulyssetravel Day’2008, dédié au Secteur Public, aura lieu le jeudi 29 Mai 2008 à Paris.

Forts du succés de la 1ère édition du Forum Achat et Gestion des déplacements professionnels qui a lieu en septembre 2006, ETAP-ON-LINE entouré de ses partenaires métiers et presse, organise une seconde édition le 29 mai 2008 au Pullman-Sofitel Paris Bercy.

Entièrement dédié aux Organismes Publics, Collectivités Territoriales et Administrations, le programme de la journée s’articulera autour de conférences, tables rondes utilisateurs, ateliers pratiques et l’espace partenaires. Le déjeuner vous permettra d’échanger avec vos pairs en toute convivialité.

Réservez votre journée ! Informations et inscriptions prochainement en ligne sur www.ulyssetravelday.com

Retrouvez l’édition Ulyssetravel Day’2006 en photos ici.

Baromètre Ulysse T&E

ulysse — Mon, 28 Jan 2008 12:37:02 +0000

600 000

c’est le nombre de documents (ordres de mission et notes de frais) traités sur l’année 2007, sur le site internet www.ulyssetravel.com pour nos clients en ASP .

Nouveaux Clients

ulysse — Mon, 28 Jan 2008 11:38:00 +0000

Vous avez récemment choisi ULYSSE T&E

> AKER YARDS
> CAPGEMINI France
> CONSEIL DE L’EUROPE
> DEVANLAY
> DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile)
> INSEAD
> GENERAL MILLS
> PITNEY BOWES ASTERION
> SC JOHNSON
> REUNICA BAYARD SYSTALIANS

Bienvenue et merci pour votre confiance !

Capgemini France choisit ULYSSE T&E

ulysse — Mon, 14 Jan 2008 15:43:11 +0000

-Communiqué de presse -

ulyssetravel.com d’Etap-On-Line a été choisi par Capgemini France pour gérer ses frais professionnels

Etap-On-Line, N°1 en Europe pour la gestion des déplacements professionnels (achats de voyages, notes de frais, factures fournisseurs voyages) annonce que sa solution Ulysse Travel & Expenses a été choisie par Capgemini France, filiale du Groupe Capgemini - un des leaders mondiaux du conseil, des services informatiques et de l’infogérance, - pour optimiser la gestion de ses frais professionnels.

Dématérialiser les justificatifs de notes de frais pour externaliser le processus

Avec plus de 100 000 notes de frais gérées chaque année, Capgemini France a souhaité simplifier et optimiser l’ensemble de son processus de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels. « Nous souhaitions une solution sur Internet nous permettant de fluidifier notre processus et de répartir l’activité des gestionnaires sur le mois » explique Eric Michel, Directeur Financier de Capgemini France.

Trois objectifs majeurs :
-Réduire les coûts de gestion des Frais Professionnels en rationalisant et en externalisant la gestion du processus,
-Garder la maîtrise des dépenses en local,
-Améliorer la qualité de service aux collaborateurs en réduisant les délais de remboursement et en assurant la traçabilité complète du processus.

Le choix d’un expert européen de la gestion des frais professionnels

Après avoir consulté plusieurs acteurs clés du marché, Capgemini France a retenu la solution Ulysse Travel & Expenses en mode ASP (Application Service Provider), d’Etap-On-Line, portant par là-même à 18 le nombre de groupes du CAC 40 utilisant Ulysse T&E. Etap-On-Line a su satisfaire les objectifs de son client, en offrant une innovation majeure sur le marché européen : la dématérialisation des justificatifs, leur rapprochement automatique à la note de frais à l’aide d’un code barre qui permet une consultation en ligne des justificatifs.

Un des éléments clés de la proposition d’Etap-On-Line résidait dans l’intégration de la numérisation des justificatifs de notes de frais, essentielle pour rationaliser et externaliser la gestion du processus, afin d’éviter le long circuit de validation des flux papiers, source d’erreur et de délai dans le traitement des frais.

La transformation et la rationalisation du processus ont été confiées aux équipes de Capgemini Consulting, activité de conseil en management du Groupe Capgemini.

Un déploiement rapide pour un projet de grande envergure

Avec une mise en œuvre en ASP et un déploiement simple et rapide de la solution, Etap-On-Line a respecté les délais très courts imposés par ce projet. Un projet pour le moins ambitieux puisqu’il concerne la dématérialisation des justificatifs de plus de 8 000 utilisateurs de Capgemini France.

Le projet s’est déroulé sur le dernier trimestre 2006. Un pilote de 3 mois a été réalisé début 2007 auprès de 650 collaborateurs pour des déplacements nationaux et internationaux. Cette phase a permis de vérifier la performance du nouveau processus ainsi que le respect des contraintes.

« La performance de notre processus de remboursement des dépenses professionnelles repose sur la qualité et la fiabilité de la dématérialisation des documents et des workflows de validation. Nous avons choisi Ulysse Travel & Expenses d’Etap-On-Line pour son offre de dématérialisation.» commente Claude Birotheau, Principal chez Capgemini Consulting. « De plus, nous sommes convaincus de la capacité d’Etap-On-Line à construire des solutions innovantes et de son engagement pour mener à bien de tels projets » poursuit-elle.

Fort du succès de ce pilote, Capgemini France a lancé une première phase de déploiement dés le mois de mai 2007 auprès de 3 000 collaborateurs. Depuis Juillet 2007, ce sont les frais professionnels de plus 8 000 collaborateurs qui sont ainsi gérés au centre de Business Process Outsourcing Européen de Capgemini, via www.ulyssetravel.com.

Le billet d’avion électronique repoussé de 5 mois

ulysse — Mon, 07 Jan 2008 16:43:40 +0000

1er juin 2008 : nouvelle date butoir pour la fin du billet d’avion papier

Les compagnies aériennes membres de l’IATA bénéficient d’une nouvelle échéance pour émettre des titres de transport entièrement dématérialisés.

Le 1er juin prochain, le billet d’avion traditionnel entrera, en principe, au musée. A cette date, les compagnies aériennes auront pour obligation d’émettre des titres de transport entièrement dématérialisés. Cette directive, qui émane de l’Association internationale des transports aériens (IATA) devait à l’origine être appliquée dès ce 1er janvier 2008, par les 240 compagnies aériennes signataires, représentant 95 % des voyages actuels.

Mais, en raison de la lourdeur de la mise en place des infrastructures, ou du réveil tardif de certaines compagnies, l’IATA a décidé d’accorder un délai de 5 mois supplémentaires à ses membres. Le ticket électronique ne deviendra donc obligatoire que le 1er juin 2008 prochain.

D’après le dernier pointage effectué fin décembre par l’association sur 96,5 % des lignes aériennes, le voyage se fait au moyen d’un e-ticket. Les compagnies aériennes européennes font office de bons élèves. Le taux de pénétration du billet dématérialisé y est de 93 %, contre 66 % en Russie par exemple.

Lire la suite de l’article de Hélène Puel dans 01Net.

Bonne Année 2008

ulysse — Wed, 02 Jan 2008 15:30:36 +0000

Les équipes ETAP-ON-LINE France et UK vous présentent leurs meilleurs voeux pour 2008. Découvrez en musique notre e-card.

La chanson d’Ulysse

ulysse — Thu, 01 Jan 1970 00:00:00 +0000

Pour finir l’année 2007 en musique ! La chanson d’Ulysse par Ridan, paroles extraites du célèbre poème de Joachim du Bellay : “Heureux qui comme Ulysse a fait un beau voyage…”.

Les équipes ETAP-ON-LINE vous souhaitent un Joyeux Noël et vous donnent rendez-vous sur le blog en Janvier 2008. Bonnes fêtes à tous !

Droits: SONY BMG Music Entertainment

Baromètre EVP 2007

ulysse — Wed, 19 Dec 2007 14:52:51 +0000

Une croissance de 3.3% et un marché français qui atteint 26,6 milliards d’euros.

Les grandes tendances 2007 du marché des déplacements professionnels ont été dévoilées lors de l’EVP, l’évènement annuel organisé par American Express Voyages d’Affaires. Focus sur les principales orientations et les pratiques européennes révélées dans le Baromètre 2007 Amex-Concomitance consulting.

La tendance au contrôle des politiques de voyages d’affaires se poursuit ! En 2007, plus de la moitié des entreprises ont mis en place une politique voyages formalisée (contre 39% en 2006). Et l’ensemble des processus est majoritairement couvert. Arrivent en tête le contrôle des notes de frais (91%), le circuit de validation pour les déplacements (85%), et l’existence de fournisseurs privilégiés (81%).

Objectif ? L’optimisation du budget, de plus en plus perçue comme stratégique, y compris par les entreprises les plus petites (13% en 2007 contre 8% en 2006). Si le coût était cité en 2006 à 50% comme le critère le plus important dans l’élaboration d’une politique voyage, ce facteur remporte en 2007 68% des suffrages.

Parallèlement, on constate une meilleure application de ces mêmes politiques voyages : 96% des entreprises déclarent avoir un taux d’application supérieur à 70% contre 81% l’an passé. Une augmentation que le baromètre met en rapport avec la généralisation des outils On-line, qui favorisent le respect des règles définies grâce à l’automatisation des processus.

Et pour maîtriser au mieux leurs dépenses liées aux voyages, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place des procédures de contrôle, avec une prédominance de la méthode d’analyse des dépenses a posteriori de type comptable.

source : http://www.evp2007.com

Pratiques homogènes en Europe

Également, le baromètre souligne le recours de plus en plus fréquent à Internet pour les voyages d’affaires, particulièrement au sein des petites entreprises. Avantages identifiés : gain de temps, optimisation des achats, meilleure application de la politique voyage et optimisation des coûts agence.

Enfin, c’est une première, le baromètre EVP est sorti du cadre franco-français et s’est penché sur les autres pays d’Europe. Il ressort que les pratiques des grands comptes sont globalement similaires. Quelques différences notables cependant : les grands comptes en Europe couvrent plus la sécurité des collaborateurs (82% contre 60%) et la prise en compte des émissions CO² (47% contre 22%), tandis que les entreprises françaises se concentrent davantage sur les processus.

Perspectives pour 2008 ? Pour 80% des entreprises, l’objectif est la stabilité des dépenses. Cependant, le baromètre relève qu’avec la nécessité de plus en plus prégnante d’aller se développer hors Europe (notamment en Asie), les entreprises devront avoir recours à des déplacements en avion de plus en plus nombreux. Ainsi, les experts EVP estiment tout de même que la progression du marché en 2008 devrait s’élever à 2,8% par rapport à 2007, pour atteindre 27,1 milliards d’euros.

Pour en savoir plus ?

Le baromètre est disponible en téléchargement en français et anglais sur : http://www.evp2007.com/postevent/barometre.asp

L’intégralité du baromètre en vidéo : http://www.evp2007.com/app_webseminar.html

Trophée du Travel Manager 2007

ulysse — Tue, 04 Dec 2007 11:38:54 +0000

Michel Dieleman, Group Travel Manager France Telecom, élu TRAVEL MANAGER 2007

Lundi 3 décembre 2007, à l’occasion de la seconde édition des Trophées du Voyages d’Affaires au Casino de Paris, Michel Dieleman reçoit le trophée du Travel Manager de l’année 2007. Ce trophée est attribué au Travel Manager le plus performant, ayant mené à bien un projet ambitieux et innovant.

Déjà récompensé par ces trophées en 2006 pour le déploiement en “big bang” d’une solution d’automatisation de la gestion des frais professionnels chez France Telecom, Michel Dieleman réitère avec la mise en place du ebooking, toujours en mode “big-bang”.

Michel Dieleman a souhaité remercier son équipe interne et y associer les partenaires du projet :

Carlson WagonLit Travel, Agence
Capgemini Consulting, Intégrateur
Amadeus etravel Management, Self Booking Tool
Etap-On-Line avec Ulysse T&E, pour les ordres de mission et notes de frais

Les points remarquables de ce déploiement :

40 000 collaborateurs
+ de 50% de taux d’adoption dès le 1er jour de mise en place
180 000 voyages/an

Les équipes ETAP-ON-LINE adressent toutes leurs félicitations à l’heureux gagnant et le remercient pour sa confiance.

Trophées des Dirigeants PME 2007

ulysse — Wed, 28 Nov 2007 18:20:59 +0000

Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur général et co-fondateur d’ETAP-ON-LINE, reçoit le Trophée d’argent du Dirigeant PME 2007

Organisés par Chef d’Entreprise magazine et le groupe éditialis, avec le soutien du CJDE (centre des jeunes dirigeants d’entreprises), les 1ers trophées du “Dirigeant de PME de l’année” distinguent les dirigeants co-fondateurs d’ETAP-ON-LINE. Les critères retenus pour l’attribution de ces trophées : audace, intelligence stratégique et réussite.

Au cours de la soirée du 27 novembre 2007 au Musée de la Marine à Paris, Pierre-Emmanuel Tetaz reçoit son trophée des mains de Christine Coudert, Directrice Marketing Sage.